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Physikkongress organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Physikkongress braucht früh eine klare Reihenfolge: Termin und Veranstaltungsort stehen vor dem Programm, Einladungen vor der Anmeldeverwaltung. Plane Referenten, Abstracts und Präsentationen mit festen Fristen, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Technik, Catering und Namensschilder werden oft zu spät geprüft oder bestellt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Techniktest und zum ausgedruckten Ablaufplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Kongressdatum festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Präsentationstitel sammeln

  • Abstracts einsammeln

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen bestätigen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Fotograf buchen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Sprecherbriefing versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Empfangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Raumaufteilung erstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Posterausstellungsbereich einrichten

    3 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Postersession moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abendpräsentationen betreuen

    2 Personen

  • Schlusswort übernehmen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterialien einpacken

    2 Personen

  • Poster und Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übriggebliebene Materialien zurückgeben

  • Fotos und Dateien archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 140
  • TischeAnz. 18
  • Empfangstresen
  • Rednertisch
  • PosterständerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 140
  • TrinkgläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 140
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VGA-AdapterAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • Mobile WhiteboardsAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • TablettsAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 2
  • TischläuferAnz. 18
  • NamensschildhalterAnz. 140
  • WegweiserAnz. 10
  • PosterhakenAnz. 30

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Kongressdatum und Veranstaltungsort zuerst fest. Reserviere Räume, Bestuhlung und Empfangsbereich frühzeitig, damit später genügend Platz für Rednertisch, Posterständer und Garderobe bleibt.
  • Setze für Redner und Abstracts feste Abgabetermine, idealerweise mehrere Wochen vor dem Kongress. So bleibt Zeit, Präsentationen einzusammeln, zu prüfen und das Programm zu finalisieren.
  • Frage Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular ab. Übermittle die aktualisierte Teilnehmerzahl und Sonderkost spätestens einige Tage vor dem Catering-Termin.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, VGA-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher. Plane auch Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker ein, statt die Kompatibilität erst vor dem ersten Vortrag zu prüfen.
  • Drucke Namensschilder, Teilnehmerliste und Ablaufplan spätestens am Vortag. Verschicke das Sprecherbriefing ebenfalls vorher und lege Präsentationen zusätzlich auf dem vorgesehenen Laptop ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Physikkongress organisieren?
Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Veranstaltungsort und Programmplanung. Referenten, Catering und Technik sollten mehrere Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann sollte man die Referenten für einen Physikkongress einladen?
Lade Referenten idealerweise drei bis sechs Monate vor dem Termin ein. Setze die Frist für Vortragstitel und Abstracts mindestens vier bis acht Wochen vor dem Kongress.
Wann muss das Catering für einen Physikkongress bestellt werden?
Reserviere das Catering mehrere Wochen vorher und bestätige die endgültige Teilnehmerzahl etwa fünf bis sieben Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche sollten bis zu diesem Zeitpunkt vollständig vorliegen.
Wann sollte man die Kongresstechnik testen?
Teste die gesamte Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungsmorgen. Prüfe dabei Bild, Ton, Anschlüsse, Adapter, Mikrofone und Präsentationsklicker.

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