Nationale Veteranendag organiseren: checklist

Een bijeenkomst voor Nationale Veteranendag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en catering. Je regelt tegelijk de ontvangst van veteranen, een waardige herdenking, sprekers, muziek, techniek en een duidelijke route door de locatie. Begin met datum, programma en zaal en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en zitplaatsen toe. In de laatste week controleer je vooral dieetwensen, bloemen, badges, techniek en de verdeling van programma’s.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Veteranenorganisaties benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Catering bestellen
2 personen
Bloemen voor herdenking bestellen
Muziekrechten controleren
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Sprekers bevestigen
Muziek en toespraken verzamelen
2 personen
Route en bewegwijzering maken
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Bloemstukken ophalen
Programma en badges sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
Nederlandse vlaggen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Techniek opstellen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Buffet en drankpunten inrichten
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
6 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Muziek afspelen
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
Bloemen neerleggen
3 personen
Hapjes serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner uitserveren
6 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en dessert serveren
4 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Afvalbakken legen
3 personen
Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
Buffet afbouwen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Kledingtafelaantal 2
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Stoelhoezenaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinerbestekaantal 140
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Ledkaarsenaantal 24

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 8
Vlaggenstandaardsaantal 6
Veteranenpostersaantal 12
Herdenkingsbord
Bloemenvazenaantal 6
Naamkaartjesaantal 130
Pennenaantal 30
Programmafoldersaantal 140
Naambadgehoudersaantal 130
Rouwlintenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
IJsblokjesbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Aluminium schalenaantal 20
Vershoudbakkenaantal 20
Serveerbladenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk enkele weken vooraf vast en bevestig daarna sprekers, muziek en toespraken. Zo kun je programma’s afdrukken en eventuele muziek- of auteursrechten op tijd controleren.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en vraag dieetwensen direct uit. Stuur ongeveer een week vooraf een herinnering met aanvangstijd, route en eventuele parkeer- of toegangsdetails.
Plan voor de ontvangst een registratietafel met naamkaartjes en badges. Sorteer die vooraf op alfabet of organisatie, zodat gasten niet in een rij van tientallen mensen hoeven te zoeken.
Test microfoons, luidsprekers, laptop, projector en mengpaneel vóór de bijeenkomst met dezelfde kabels en aansluitingen als op de dag zelf. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en werk kabels weg met kabelgoten.
Bestel bloemen voor de herdenking niet op het laatste moment: controleer uiterlijk enkele dagen vooraf de levering of het ophalen. Koel dranken tijdig en zet koffieapparaten, waterkokers, servies en serveermateriaal klaar voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Nationale Veteranendag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Benader veteranenorganisaties en sprekers in dezelfde eerste week, omdat hun beschikbaarheid de rest van de planning bepaalt.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor Nationale Veteranendag?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het evenement. Gebruik daarna de definitieve aantallen voor catering, zitplaatsen, naamkaartjes en dieetwensen.
Wanneer test ik de techniek voor Nationale Veteranendag?: Doe een volledige test 2 tot 3 dagen vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer iedere draadloze microfoon, luidspreker, presentatie, projector, kabel en stekkerdoos afzonderlijk.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, buffet, bewegwijzering, techniek en herdenkingsbloemen. Plan daarna nog 30 minuten voor een rustige eindcontrole voordat de eerste gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.