Organiser une Journée nationale des anciens combattants : la checklist

Une Journée nationale des anciens combattants demande une préparation précise, surtout lorsque la cérémonie, les prises de parole et le repas se succèdent le même jour. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez vers les invitations, les inscriptions et la logistique. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour confirmer les intervenants, tester le son et installer la signalétique. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans l’ordre, jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Contacter les organisations d’anciens combattants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Commander le catering
2 personnes
Commander des fleurs pour la commémoration
Vérifier les droits musicaux
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Répartir les places assises
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler la musique et les discours
2 personnes
Créer l’itinéraire et la signalisation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Récupérer les compositions florales
Trier le programme et les badges
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
Installer les drapeaux néerlandais
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la technique
3 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Installer le buffet et les points de boissons
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
6 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Passer de la musique
Animer le moment de commémoration
3 personnes
Disposer les fleurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le café et le dessert
4 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

Vider les poubelles
3 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
4 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Table de vêtementsqté 2
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Nappesqté 18
Housses de chaiseqté 120

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Couverts de dînerqté 140
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Bougies LEDqté 24

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 8
Pieds de drapeauqté 6
Affiches des vétéransqté 12
Plaque commémorative
Vases à fleursqté 6
Badges nominatifsqté 130
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 140
Supports de badges nominatifsqté 130
Rubans de deuilqté 4

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 12
Plateaux en aluminiumqté 20
Boîtes de conservationqté 20
Plateaux de serviceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez le déroulé au moins 6 semaines avant la date : cérémonie, discours, temps de recueillement, repas et horaires d’arrivée doivent apparaître dans un même programme.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 7 à 10 jours avant l’événement. Gardez une liste séparée des allergies et régimes particuliers.
Réservez un créneau technique la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, le projecteur, l’ordinateur portable et chaque rallonge avec le programme réel.
Préparez les badges nominatifs, le plan de table et la table d’inscription avant l’ouverture du lieu. Ajoutez quelques exemplaires imprimés du programme pour les invités qui n’en ont pas reçu.
Commandez les fleurs de commémoration suffisamment tôt et récupérez-les le jour même en vérifiant leur état. Prévoyez aussi un itinéraire clairement signalé entre l’entrée, la cérémonie, la salle et le buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée nationale des anciens combattants ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement, avec la date, le programme prévisionnel, l’adresse et une date limite d’inscription. Faites partir un rappel 7 jours avant la manifestation auprès des personnes qui n’ont pas répondu.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 3 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, l’accueil, le buffet, les badges et la signalétique. Ajoutez 1 à 2 heures pour les essais de son et de projection, surtout si plusieurs intervenants prennent la parole.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Fixez une date de clôture des inscriptions environ 10 jours avant la Journée nationale des anciens combattants. Confirmez ensuite le nombre de repas, les besoins alimentaires et une petite marge avec le traiteur entre 7 et 10 jours avant le service.
Que faut-il vérifier avant le début de la cérémonie ?: Dans les 60 minutes précédant l’accueil, vérifiez les badges, les places réservées, les discours, la musique, les microphones et le fonctionnement du projecteur. Contrôlez aussi que les fleurs sont en place, que les boissons sont refroidies et que les accès sont bien indiqués.

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