MVO-dag organiseren: complete checklist

Een MVO-dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een goed project kiezen. Je regelt tegelijk deelnemers, vervoer, toestemming, werkveiligheid, materialen, catering en de route naar de projectlocatie. Begin met het doel en programma, leg daarna het project en de randvoorwaarden vast en werk vervolgens toe naar teamindeling en uitvoering. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je tijdig moet bestellen en welke details op de dag zelf vaak worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en programma vastleggen
2 personen
MVO-project selecteren
3 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoerswensen inventariseren
Deelnemers indelen in teams
2 personen
Projectlocatie bezoeken
2 personen
Werkzaamheden en risico's bepalen
3 personen
Toestemming voor werkzaamheden aanvragen
Eetlocatie reserveren
Afvalinzameling afstemmen
Materiaalbehoefte vaststellen
2 personen
Werkhandschoenen inventariseren
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Werkmateriaal bestellen
Cateringboodschappen bestellen
Programma en route delen
Teambegeleiders aanwijzen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Werkopdrachten afdrukken
Routeborden maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste update sturen
Boodschappen ophalen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen

Event

Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Werkmateriaal uitladen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
Inchecktafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Veiligheidsinstructie geven
Teams naar werkplekken begeleiden
5 personen
Werkmateriaal uitdelen
4 personen
Werkzaamheden uitvoeren
45 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Werkresultaten fotograferen
Werkplekken controleren
4 personen
Afval en restmateriaal verzamelen
6 personen
Handen wassen en materiaal reinigen
4 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Reflectieronde begeleiden
2 personen
Buffet opbouwen
5 personen
Diner serveren
5 personen
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
Dessert uitserveren
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Servies verzamelen
4 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Afval scheiden
3 personen
Werkmateriaal verzamelen
5 personen
Locatie bezemschoon opleveren
4 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Laatste transport controleren

Nazorg

Koelboxen legen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen reinigen
2 personen
Werkmateriaal schoonmaken
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie definitief schoonmaken
3 personen
Ongebruikte boodschappen opslaan
Foto's en deelnemerslijst archiveren
Bedankbericht versturen
Projectresultaat delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4

Werkmateriaal

Werkhandschoenenaantal 55
Veiligheidsbrillenaantal 20
Harkenaantal 10
Scheppenaantal 8
Snoeischarenaantal 10
Bezemsaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Emmersaantal 8
Touwaantal 2
Meetlintenaantal 4
Ducttapeaantal 4
Werkzeilenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Zaklampenaantal 6
Oordoppenaantal 30

Communicatie

Naamkaartjesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Routebordenaantal 8
Whiteboardsaantal 2
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 8
Werkopdrachtenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bezoek de projectlocatie vooraf en bepaal per team welke werkzaamheden, risico’s en gereedschappen nodig zijn. Zo weet je of werkhandschoenen, veiligheidsbrillen, harken, scheppen of kruiwagens in voldoende aantallen beschikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen en vervoerswensen bij de aanmelding, niet pas in de laatste week. Maak daarna teams met een teambegeleider en deel programma, route en starttijd met alle deelnemers.
Vraag toestemming voor de werkzaamheden voordat je materiaal bestelt. Stem ook de afvalinzameling af, zodat groenafval, bouwafval of ander afval op de dag zelf niet blijft staan.
Reserveer de eetlocatie zodra het programma vaststaat en controleer of buffettafels, servies, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken geregeld zijn. Plan daarnaast koelboxen voor drinken dat niet direct wordt geserveerd.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en stuur daarna één laatste update met route, kledingadvies, programma en contactgegevens. Leg werkopdrachten, naamkaartjes en routeborden uiterlijk de dag ervoor klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een MVO-dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het doel, de projectlocatie en het programma. Reserveer de eetlocatie en vraag toestemming voor werkzaamheden uiterlijk 4 tot 6 weken voor de dag.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een MVO-dag?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vervoerswensen kunt verzamelen. Sluit de inschrijving 1 tot 2 weken voor de MVO-dag en maak daarna de teamindeling.
Hoeveel werkhandschoenen en veiligheidsbrillen heb ik nodig?: Reken minimaal 1 paar werkhandschoenen en 1 veiligheidsbril per deelnemer die buiten werkt, plus 10 procent reserve. Bij 40 werkende deelnemers zijn dat dus 44 paar handschoenen en 44 brillen.
Wanneer stuur ik de laatste informatie voor een MVO-dag?: Stuur de laatste update 2 tot 3 dagen vooraf, nadat je de weersverwachting en route hebt gecontroleerd. Vermeld daarin de starttijd, kleding, vervoer, teamindeling, contactpersoon en eventuele wijzigingen in het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.