Zo organiseer je een MVO-dag die soepel verloopt

Begin een MVO-dag niet met boodschappen of uitnodigingen, maar met het doel, het project en een haalbaar programma. Bezoek de projectlocatie vooraf en leg vast welke werkzaamheden, risico’s, toestemming en materialen nodig zijn. Daarna regel je deelnemers, vervoer, teams, catering en begeleiding in die volgorde. De laatste week draait vooral om controleren: weersverwachting, werkmateriaal, route, dieetwensen en de informatie die iedereen nodig heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en programma vastleggen
2 personen
2
MVO-project selecteren
3 personen
3
Deelnemerslijst aanmaken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoerswensen inventariseren
8
Deelnemers indelen in teams
2 personen
9
Projectlocatie bezoeken
2 personen
10
Werkzaamheden en risico's bepalen
3 personen
11
Toestemming voor werkzaamheden aanvragen
12
Eetlocatie reserveren
13
Afvalinzameling afstemmen
14
Materiaalbehoefte vaststellen
2 personen
15
Werkhandschoenen inventariseren
16
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
17
Werkmateriaal bestellen
18
Cateringboodschappen bestellen
19
Programma en route delen
20
Teambegeleiders aanwijzen
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Werkopdrachten afdrukken
23
Routeborden maken
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Deelnemers laatste update sturen
26
Boodschappen ophalen
2 personen
27
Groenten en fruit wassen
2 personen
28
Materialen klaarzetten
3 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Draaiboek en contactlijst printen

Event

31
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
32
Werkmateriaal uitladen
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
35
Routeborden plaatsen
2 personen
36
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
37
Inchecktafel bemannen
2 personen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Programma toelichten
41
Veiligheidsinstructie geven
42
Teams naar werkplekken begeleiden
5 personen
43
Werkmateriaal uitdelen
4 personen
44
Werkzaamheden uitvoeren
45 personen
45
Water en fruit uitdelen
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Werkresultaten fotograferen
48
Werkplekken controleren
4 personen
49
Afval en restmateriaal verzamelen
6 personen
50
Handen wassen en materiaal reinigen
4 personen
51
Borrelhapjes serveren
3 personen
52
Reflectieronde begeleiden
2 personen
53
Buffet opbouwen
5 personen
54
Diner serveren
5 personen
55
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
56
Dessert uitserveren
3 personen
57
Bedankwoord uitspreken
58
Servies verzamelen
4 personen
59
Restanten veilig verpakken
2 personen
60
Tafels afruimen
4 personen
61
Afval scheiden
3 personen
62
Werkmateriaal verzamelen
5 personen
63
Locatie bezemschoon opleveren
4 personen
64
Deelnemers uitchecken
2 personen
65
Laatste transport controleren

Nazorg

66
Koelboxen legen
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen reinigen
2 personen
69
Werkmateriaal schoonmaken
3 personen
70
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Locatie definitief schoonmaken
3 personen
73
Ongebruikte boodschappen opslaan
74
Foto's en deelnemerslijst archiveren
75
Bedankbericht versturen
76
Projectresultaat delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4

Werkmateriaal

Werkhandschoenenaantal 55
Veiligheidsbrillenaantal 20
Harkenaantal 10
Scheppenaantal 8
Snoeischarenaantal 10
Bezemsaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Emmersaantal 8
Touwaantal 2
Meetlintenaantal 4
Ducttapeaantal 4
Werkzeilenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Zaklampenaantal 6
Oordoppenaantal 30

Communicatie

Naamkaartjesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Routebordenaantal 8
Whiteboardsaantal 2
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 8
Werkopdrachtenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst een locatiebezoek en maak per werkzaamheid duidelijk hoeveel mensen, begeleiders en werkmateriaal nodig zijn. Zo ontdek je vóór de besteldatum of er bijvoorbeeld extra harken, scheppen, kruiwagens of veiligheidsbrillen nodig zijn.
Verzamel dieetwensen en vervoerswensen direct bij de aanmelding en verwerk ze uiterlijk één week voor de MVO-dag. Een late inventarisatie zorgt vaak voor ontbrekende maaltijden of deelnemers zonder passend vervoer.
Maak teams niet pas op de ochtend zelf. Wijs per team een begeleider aan en deel teamindeling, route en werkopdrachten vooraf; druk daarnaast een papieren exemplaar per team af voor locaties met slecht bereik.
Controleer het werkmateriaal minimaal 3 dagen vooraf op aantallen en staat. Tel werkhandschoenen, veiligheidsbrillen en gereedschap na, en test verlengsnoeren, stekkerdozen, koffiezetapparaten en de microfoon voordat alles wordt vervoerd.
Stuur de laatste update 24 tot 48 uur van tevoren. Zet daarin verzameltijd, route, kledingadvies, weersverwachting, contactpersoon, teamindeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen; vergeet ook de afspraken over afvalinzameling niet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een MVO-dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het doel, de projectlocatie en het programma. Reserveer daarna de eetlocatie, vraag toestemming aan en bestel werkmateriaal zodra het aantal deelnemers bekend is.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een MVO-dag?: Plan minimaal 1 teambegeleider per 8 tot 10 deelnemers, afhankelijk van de risico’s en zelfstandigheid van het werk. Leg de verdeling uiterlijk een week vooraf vast, zodat elke begeleider de werkopdracht en veiligheidsafspraken kent.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een MVO-dag controleren?: Controleer de verwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controle om kleding, drinkwater, schaduw, schuilmogelijkheden en eventueel het programma aan te passen.
Wanneer verstuur je de laatste informatie voor een MVO-dag?: Stuur de laatste update 24 tot 48 uur voor aanvang. Vermeld daarin in elk geval de verzameltijd, route, vervoer, teamindeling, kleding, contactgegevens en eventuele wijzigingen in het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.