Checklist pour organiser une Journée RSE

Une Journée RSE réussie repose sur une préparation à la fois humaine, logistique et opérationnelle. Ce plan réunit 76 tâches et 57 fournitures pour cadrer le projet, répartir les participants et préparer les travaux sur site. Commencez par définir l’objectif et le programme, puis validez le projet, les risques et les autorisations avant de commander le matériel. Les dernières étapes concernent les équipes, les repas, les déplacements et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’objectif et le programme
2 personnes
Sélectionner un projet RSE
3 personnes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Répartir les participants en équipes
2 personnes
Visiter le site du projet
2 personnes
Définir les tâches et les risques
3 personnes
Demander l'autorisation pour les travaux
Réserver le lieu de restauration
Coordonner la collecte des déchets
Déterminer les besoins en matériel
2 personnes
Inventorier les gants de travail
Établir la liste de courses
2 personnes
Commander le matériel de travail
Commander les courses du traiteur
Partager le programme en route
Désigner les accompagnateurs d'équipe
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la dernière mise à jour aux participants
Récupérer les courses
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts

Événement

Installer la table d'accueil
2 personnes
Décharger le matériel de travail
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Tenir la table d’enregistrement
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Donner les consignes de sécurité
Accompagner les équipes vers les postes de travail
5 personnes
Distribuer le matériel de travail
4 personnes
Effectuer les tâches
45 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Photographier les résultats du travail
Vérifier les postes de travail
4 personnes
Collecter les déchets et les restes de matériel
6 personnes
Se laver les mains et nettoyer le matériel
4 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Animer le tour de réflexion
2 personnes
Monter le buffet
5 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Rassembler le matériel de travail
5 personnes
Rendre le lieu impeccable
4 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Vérifier le dernier transport

Suivi

Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer le matériel de travail
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer définitivement le lieu
3 personnes
Ranger les courses non utilisées
Archiver les photos et la liste des participants
Envoyer un message de remerciement
Partager le résultat du projet

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Louchesqté 10

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Matériel de travail

Gants de travailqté 55
Lunettes de sécuritéqté 20
Râteauxqté 10
Pellesqté 8
Sécateursqté 10
Balaisqté 6
Brouettesqté 3
Seauxqté 8
Cordeqté 2
Mètres rubansqté 4
Ruban adhésifqté 4
Voiles de travailqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6
Bouchons d'oreillesqté 30

Communication

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Panneaux de directionqté 8
Tableaux blancsqté 2
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8
Ordres de travailqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Visitez le site du projet avant de confirmer le programme. Comptez au moins 1 visite pour vérifier les accès, les zones de travail, les besoins en eau et l’emplacement des déchets.
Fixez la répartition des équipes avant le jour J et prévoyez 1 accompagnateur par équipe. Les badges nominatifs et les feuilles de travail évitent de perdre du temps à l’arrivée.
Demandez les besoins alimentaires et de transport au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant l’événement.
Vérifiez les gants, lunettes de sécurité, outils et brouettes plusieurs jours avant les travaux. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, machines à café et bouilloires si le repas est préparé sur place.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant la Journée RSE et envoyez une dernière mise à jour aux participants. Indiquez clairement l’horaire, le point de rendez-vous, les vêtements à porter et les changements éventuels.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée RSE ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de sélectionner le projet, visiter le site, demander les autorisations, traiter les inscriptions et commander le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une Journée RSE ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant afin de répartir les équipes et de recueillir les besoins alimentaires et de transport.
Quand vérifier le matériel pour les travaux ?: Faites un premier inventaire 10 à 14 jours avant, puis un contrôle final 2 à 3 jours avant. Vérifiez notamment les gants, lunettes, râteaux, pelles, sécateurs, balais et brouettes.
Quand envoyer les dernières informations aux participants ?: Envoyez la mise à jour finale 48 heures avant l’événement, après avoir vérifié la météo. Rappelez le programme, le transport, le point de rendez-vous, les équipes et les consignes de sécurité.

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