Checklist para organizar un Día de RSC sin olvidar nada

Organizar un Día de RSC requiere coordinar una actividad útil, personas, desplazamientos y una comida en el mismo plan. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden adecuado: primero defines el proyecto y sus riesgos, después cierras participantes, permisos y materiales, y al final preparas equipos, ruta y comunicación. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los guantes disponibles, la recogida de residuos y la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir objetivo y programa
2 personas
Seleccionar un proyecto de RSC
3 personas
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recoger las necesidades de transporte
Dividir a los participantes en equipos
2 personas
Visitar la ubicación del proyecto
2 personas
Determinar las tareas y los riesgos
3 personas
Solicitar permiso para las tareas
Reservar el lugar para comer
Coordinar la recogida de residuos
Determinar las necesidades de material
2 personas
Inventariar los guantes de trabajo
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Encargar material de trabajo
Pedir la compra del catering
Compartir el programa y la ruta
Asignar coordinadores de equipo
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir las órdenes de trabajo
Crear señales de ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la última actualización a los participantes
Recoger la compra
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos

Evento

Colocar la mesa de recepción
2 personas
Descargar el material de trabajo
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Dejar listos los materiales de seguridad
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Dar una instrucción de seguridad
Guiar a los equipos a sus puestos de trabajo
5 personas
Repartir el material de trabajo
4 personas
Llevar a cabo las tareas
45 personas
Repartir agua y fruta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Fotografiar los resultados del trabajo
Comprobar los puestos de trabajo
4 personas
Recoger residuos y material sobrante
6 personas
Lavarse las manos y limpiar el material
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar la ronda de reflexión
2 personas
Montar el buffet
5 personas
Servir la cena
5 personas
Reponer las bebidas durante la cena
2 personas
Servir el postre
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Recoger la vajilla
4 personas
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Separar residuos
3 personas
Reunir el material de trabajo
5 personas
Entregar la ubicación limpia y ordenada
4 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Comprobar el último transporte

Seguimiento

Vaciar neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar mesas y sillas
2 personas
Limpiar el material de trabajo
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar a fondo el recinto
3 personas
Guardar la comida sin usar
Archivar las fotos y la lista de participantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir el resultado del proyecto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Papeleracant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Juegos de cubiertos para cenacant. 60
Cucharonescant. 10

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4

Material de trabajo

Guantes de trabajocant. 55
Gafas de seguridadcant. 20
Rastrilloscant. 10
Palascant. 8
Tijeras de podarcant. 10
Escobascant. 6
Carretillascant. 3
Cuboscant. 8
Cuerdacant. 2
Cintas métricascant. 4
Cinta americanacant. 4
Lonas de trabajocant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 10
Linternascant. 6
Tapones para los oídoscant. 30

Comunicación

Tarjetas de nombrecant. 60
Portabadgescant. 60
Señales de rutacant. 8
Pizarras blancascant. 2
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 8
Órdenes de trabajocant. 12

Decoración

Mantelescant. 8
Guirnaldascant. 4
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Faroles LEDcant. 8

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 3
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Visita la ubicación antes de confirmar el programa y anota las tareas, los riesgos y los permisos necesarios. Hazlo al menos 2 o 3 semanas antes del Día de RSC para tener margen de modificar la actividad.
Cierra las inscripciones y pregunta por dieta y transporte en el mismo formulario. Divide a los participantes en equipos cuando falten entre 7 y 10 días y asigna un coordinador a cada equipo.
Haz un inventario del material de trabajo, especialmente de los guantes, antes de comprar o encargar nada. Para cada equipo, comprueba que haya protección y herramientas adecuadas para su tarea.
Envía el programa, la ruta y las instrucciones de trabajo entre 3 y 5 días antes. Incluye el punto de encuentro, el horario, qué debe llevar cada persona y un contacto para incidencias.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y manda una última actualización el día anterior. Ese mensaje debe confirmar si el plan sigue igual, dónde se come y cómo se gestionará la recogida de residuos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de RSC?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva al menos 2 semanas para visitar el proyecto, solicitar permisos, cerrar el catering y encargar el material de trabajo.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día de RSC?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 10 días antes. Así puedes formar equipos y recoger a tiempo las necesidades de transporte y las preferencias dietéticas.
¿Qué material hace falta para un Día de RSC?: Depende del proyecto, pero conviene revisar guantes de trabajo, gafas de seguridad, rastrillos, palas, tijeras de podar, escobas y carretillas. Haz el inventario al menos 14 días antes y encarga lo que falte con margen.
¿Cuándo se debe enviar la última información a los participantes?: Envía la última actualización el día anterior, después de revisar la previsión meteorológica. Repite el horario, la ruta, los equipos, el punto de encuentro y cualquier cambio en la comida o el transporte.

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