Zo organiseer je een muzikale kerstmarkt

Een muzikale kerstmarkt vraagt om een vaste volgorde: leg eerst datum, locatie, vergunningen en leveranciers vast. Reserveer daarna muzikanten, geluidstechniek, marktkramen en stroomvoorziening, zodat het programma en de marktindeling op elkaar aansluiten. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen, versiering en vrijwilligers. Op de dag zelf bouw je eerst tenten, kramen en techniek op; daarna volgen licht, decoratie, hapjes en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Muzikanten reserveren
4
Geluidstechniek reserveren
5
Marktkramen reserveren
6
Stroomvoorziening controleren
2 personen
7
Leveranciers bevestigen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma publiceren
12
Marktindeling maken
2 personen
13
Muziekprogramma uitwerken
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Voorraad servies controleren
17
Versiering inkopen
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Servies klaarzetten
2 personen
22
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
23
Weersverwachting controleren

Event

24
Terrein afzetten
3 personen
25
Tenten opbouwen
6 personen
26
Marktkramen opstellen
5 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Stroomkabels leggen
3 personen
30
Lichtverlichting ophangen
3 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
35
Buffet en drankpunt inrichten
4 personen
36
Hapjes presenteren
3 personen
37
Koffie en thee bereiden
2 personen
38
Infopunt inrichten
2 personen
39
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
40
Muzikanten ontvangen
2 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Kraamverkoop ondersteunen
4 personen
43
Warme dranken serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
2 personen
48
Programma aankondigen
49
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
50
Geluidsniveau controleren
51
Kaarsen en licht controleren
2 personen
52
Laatste ronde aankondigen
53
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Kassa afsluiten
2 personen
55
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
56
Versiering verwijderen
4 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
58
Tenten afbreken
6 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Materialen controleren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
65
Koelproducten controleren
66
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Kerstboomstandaardaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 160
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kersttafelkledenaantal 12
Kerststal
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Lichtnetsnoerenaantal 10
Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlantaarnsaantal 16
Ledkaarsenaantal 30
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 4
Draagbare piano
Gitaarkabelsaantal 4
Speakerstatievenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermobakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, muzikanten en geluidstechniek. Controleer ook direct of de locatie genoeg stroompunten heeft voor speakers, mengpaneel en verlichting.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf één plattegrond met marktkramen, tenten, muziekplek, tafels, stoelen en looproutes. Plan kabels langs de randen en houd doorgangen vrij; verlengkabels en stekkerdozen worden vaak pas op de opbouwdag gemist.
Publiceer het muziekprogramma en de praktische informatie minstens 7 dagen vooraf. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht, zodat je bij hapjes en drankjes niet op het laatste moment hoeft te improviseren.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok van 2 tot 3 uur toe aan ontvangst, kassa, drank, markt en opruimen. Bereid wisselgeld, naamkaartjes, serveerbladen, schenk kannen en gecontroleerd servies een dag eerder voor.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas de opbouw daarop aan. Zet partytenten en marktkramen eerst stevig neer, test daarna speakers en lichtnetsnoeren en zet pas als laatste kerstdecoratie, ledkaarsen en kerstbomen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muzikale kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Muzikanten, geluidstechniek, marktkramen, tenten en eventuele vergunningen hebben vaak eerder bevestiging nodig dan boodschappen en decoratie.
Hoeveel drank heb je nodig voor een muzikale kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de openingstijd en het weer. Koel een eerste voorraad de dag ervoor en houd extra servies en schenk kannen achter de hand.
Wanneer maak je de indeling van een kerstmarkt met muziek?: Maak de eerste marktindeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodra de kramen en muziekplek bekend zijn. Controleer 48 uur voor de start of tenten, kabels, stroompunten en looproutes nog kloppen met de weersverwachting.
Wat moet je op de dag van een muzikale kerstmarkt als eerste doen?: Bouw eerst tenten, marktkramen en de muziekplek op en controleer daarna stroom, speakers en mengpaneel. Zet licht en kerstdecoratie pas na de techniek neer; zo voorkom je dat kabels of aansluitingen opnieuw moeten worden verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.