Cómo organizar un mercado navideño musical sin perder el control
Empieza por fijar la fecha y el lugar, porque los permisos, los músicos, los puestos y la instalación eléctrica dependen de esa decisión. Después trabaja en paralelo el programa musical, los proveedores y la distribución del mercado. La semana del evento se centra en confirmar reservas, gestionar inscripciones y preferencias dietéticas, revisar compras y preparar el montaje. El día anterior deja listas las bebidas, la vajilla y la caja; el mismo día comprueba sonido, luces, puestos y voluntarios antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Comprobar permisos
- 3
Reservar músicos
- 4
Reservar equipo de sonido
- 5
Reservar puestos de mercado
- 6
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
- 7
Confirmar proveedores
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Publicar el programa
- 12
Hacer la distribución del mercado
2 personas
- 13
Desarrollar el programa musical
2 personas
- 14
Asignar voluntarios
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Comprobar el stock de vajilla
- 17
Comprar decoraciones
2 personas
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
4 personas
- 21
Preparar la vajilla
2 personas
- 22
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 23
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
- 24
Cerrar el recinto
3 personas
- 25
Montar tiendas
6 personas
- 26
Montar puestos de mercado
5 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Tender cables de alimentación
3 personas
- 30
Colgar la iluminación
3 personas
- 31
Colgar la decoración
4 personas
- 32
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 33
Probar los micrófonos
2 personas
- 34
Preparar los instrumentos musicales
3 personas
- 35
Montar el buffet y el punto de bebidas
4 personas
- 36
Presentar los aperitivos
3 personas
- 37
Preparar café y té
2 personas
- 38
Montar el punto de información
2 personas
- 39
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
- 40
Recibir a los músicos
2 personas
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 42
Apoyar la venta en puestos
4 personas
- 43
Servir bebidas calientes
3 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Comprobar los baños
2 personas
- 48
Anunciar el programa
- 49
Coordinar las actuaciones musicales
2 personas
- 50
Comprobar el nivel de sonido
- 51
Comprobar velas y luces
2 personas
- 52
Anunciar la última ronda
- 53
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 54
Cerrar la caja
2 personas
- 55
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 56
Retirar la decoración
4 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 58
Desmontar las tiendas
6 personas
- 59
Recoger la basura
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el recinto
4 personas
- 62
Comprobar los materiales
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Guardar el stock restante
2 personas
- 65
Comprobar los productos refrigerados
- 66
Retirar los residuos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 8
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 4
- Soporte para árbol de Navidadcant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 160
- Platoscant. 160
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras para servircant. 8
Decoración
- Árboles de Navidad artificialescant. 2
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Manteles de Navidadcant. 12
- Belén
- Tarjetas de nombrecant. 40
Iluminación
- Cables de alimentacióncant. 10
- Guirnaldas de luces LEDcant. 12
- Faroles LEDcant. 16
- Velas LEDcant. 30
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Atriles de músicacant. 4
- Piano portátil
- Cables de guitarracant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores isotérmicoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Guantescant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el emplazamiento antes de contratar nada. Comprueba los permisos necesarios y confirma cómo se conectará el equipo: altavoces, mesa de mezclas, guirnaldas LED y cables alargadores pueden requerir más tomas de las previstas.
- Reserva músicos, equipo de sonido, puestos y proveedores con varias semanas de margen. Pide una confirmación final por escrito 7 días antes, incluyendo horarios de llegada, necesidades eléctricas y material que aporta cada proveedor.
- Publica el programa cuando estén confirmados los músicos y organiza el mercado por zonas: puestos, mesas, sillas, escenario y circulación. Deja pasillos despejados y asigna al menos una persona responsable de cada área durante el montaje.
- Calcula la vajilla y las bebidas según las inscripciones, incluyendo las preferencias dietéticas recogidas. Enfría las bebidas el día anterior, prepara los aperitivos por tandas y revisa tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y jarras antes de abrir.
- Haz una prueba completa de sonido y electricidad antes de que llegue el público. Reparte las tareas de voluntariado por turnos, prepara la caja con cambio y revisa la previsión meteorológica para decidir con tiempo cómo cerrar el recinto y desmontar las carpas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño musical?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva músicos, sonido, puestos y proveedores durante las primeras 2 semanas, y deja la última semana para confirmaciones, compras y asignación de voluntarios.
- ¿Cuándo debo comprobar los permisos del mercado navideño?
- Compruébalos en cuanto tengas fecha y ubicación, idealmente al menos 6 semanas antes. No publiques el programa ni cierres contratos definitivos hasta saber qué autorizaciones y condiciones eléctricas se aplican.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos en las horas previas, respetando la conservación de cada alimento. Revisa la vajilla y las preferencias dietéticas entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el mercado?
- Reserva como mínimo 3 horas para carpas, puestos, mesas, sillas, decoración, luces y sonido. Haz la prueba de audio y electricidad al menos 60 minutos antes de la apertura, con los músicos o un responsable técnico presente.
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