Organiser un marché de Noël musical, étape par étape
Un marché de Noël musical demande de coordonner les exposants, les musiciens, le son, les décorations et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et les besoins électriques avant de réserver le matériel. Le programme, l’agencement des stands et les inscriptions doivent être finalisés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Les derniers jours servent surtout à contrôler les stocks, préparer la caisse, refroidir les boissons et installer le site.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Réserver des musiciens
- 4
Réserver le matériel sonore
- 5
Réserver les stands du marché
- 6
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
- 7
Confirmer les fournisseurs
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Publier le programme
- 12
Créer l'agencement du marché
2 personnes
- 13
Préparer le programme musical
2 personnes
- 14
Répartir les bénévoles
- 15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 16
Vérifier le stock de vaisselle
- 17
Acheter des décorations
2 personnes
- 18
Faire les courses
3 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
4 personnes
- 21
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 22
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 23
Vérifier les prévisions météo
Événement
- 24
Balisage du site
3 personnes
- 25
Monter les tentes
6 personnes
- 26
Installer les stands du marché
5 personnes
- 27
Installer les tables
4 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Poser les câbles électriques
3 personnes
- 30
Installer les éclairages
3 personnes
- 31
Suspendre la décoration
4 personnes
- 32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 33
Tester les microphones
2 personnes
- 34
Installer les instruments de musique
3 personnes
- 35
Installer le buffet et le point boissons
4 personnes
- 36
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
- 37
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 38
Aménager le point d’information
2 personnes
- 39
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
- 40
Accueillir les musiciens
2 personnes
- 41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 42
Soutenir la vente sur stand
4 personnes
- 43
Servir des boissons chaudes
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 48
Annoncer le programme
- 49
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
- 50
Vérifier le niveau sonore
- 51
Vérifier les bougies et l’éclairage
2 personnes
- 52
Annoncer le dernier tour
- 53
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
- 54
Clôturer la caisse
2 personnes
- 55
Démonter la sono
3 personnes
- 56
Retirer la décoration
4 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 58
Démonter les tentes
6 personnes
- 59
Rassembler les déchets
4 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Nettoyer le site
4 personnes
- 62
Vérifier le matériel
2 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 64
Ranger le stock restant
2 personnes
- 65
Contrôler les produits réfrigérés
- 66
Évacuer les déchets
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 8
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Tabouretsqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Pied de sapinqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 160
- Assiettesqté 160
- Couteauxqté 120
- Fourchettesqté 120
- Cuillèresqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 8
Décoration
- Sapins de Noël artificielsqté 2
- Boules de Noëlqté 80
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 6
- Nappes de Noëlqté 12
- Crèche de Noël
- Badges nominatifsqté 40
Éclairage
- Câbles d'alimentation pour l'éclairageqté 10
- Guirlandes LEDqté 12
- Lanternes LEDqté 16
- Bougies LEDqté 30
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Pupitres de musiqueqté 4
- Piano portable
- Câbles de guitareqté 4
- Pieds d'enceinteqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Louchesqté 8
- Glacièresqté 6
- Bacs isothermesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
- Gantsqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, le lieu et les autorisations, puis réservez les musiciens, les stands et le matériel sonore. Gardez une marge d’au moins 4 semaines pour remplacer un fournisseur indisponible.
- Dessinez l’agencement du marché avant de monter les tentes : prévoyez les passages, l’accès aux tables et chaises, l’espace musical et une zone où les câbles ne gêneront pas le public.
- Vérifiez la puissance électrique disponible au moins 2 semaines avant l’événement. Comptez les haut-parleurs, la table de mixage, les guirlandes LED, les rallonges et les multiprises sur des circuits adaptés.
- Traitez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant. Publiez ensuite le programme musical et les horaires afin que les visiteurs sachent quand venir.
- La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas, la vaisselle, la caisse et la monnaie. Le jour même, commencez le balisage et le montage des tentes assez tôt pour garder au moins 60 minutes avant l’ouverture pour les contrôles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël musical ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les musiciens, les stands, le matériel sonore et les fournisseurs sans devoir tout modifier au dernier moment.
- Quand réserver les musiciens et le matériel sonore ?
- Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 4 à 6 semaines avant le marché. Vérifiez ensuite le programme musical et les horaires au moins 7 jours avant l’ouverture.
- Quand vérifier l’électricité d’un marché de Noël ?
- Faites le point sur l’alimentation électrique au moins 2 semaines à l’avance. Listez chaque appareil, éclairage, rallonge et multiprise, puis contrôlez les branchements sur place avant l’arrivée du public.
- Que préparer la veille d’un marché de Noël musical ?
- Préparez la vaisselle, les en-cas, la caisse et la monnaie, puis mettez les boissons au frais la veille. Gardez le montage des tentes, le balisage et le contrôle final pour le jour de l’événement, avec au moins 60 minutes de réserve.
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