Checklist voor een muzikale kerstmarkt organiseren

Een muzikale kerstmarkt vraagt om meer afstemming dan alleen kramen en kerstversiering. Je regelt tegelijk muzikanten, geluidstechniek, stroom, marktindeling, hapjes, drankjes en vrijwilligers. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar reserveringen, communicatie en de praktische opbouw. Deze checklist helpt je om 66 taken en 53 benodigde spullen op tijd te organiseren, inclusief zaken die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Muzikanten reserveren
Geluidstechniek reserveren
Marktkramen reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Leveranciers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Marktindeling maken
2 personen
Muziekprogramma uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
Versiering inkopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels leggen
3 personen
Lichtverlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
4 personen
Hapjes presenteren
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kraamverkoop ondersteunen
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Programma aankondigen
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Kaarsen en licht controleren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Koelproducten controleren
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Kerstboomstandaardaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 160
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kersttafelkledenaantal 12
Kerststal
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Lichtnetsnoerenaantal 10
Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlantaarnsaantal 16
Ledkaarsenaantal 30
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 4
Draagbare piano
Gitaarkabelsaantal 4
Speakerstatievenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermobakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer muzikanten, speakers en mengpaneel samen en leg vast wie opbouwt, bedient en afbreekt. Controleer uiterlijk twee weken vooraf of de stroomvoorziening het totale geluids- en lichtgebruik aankan.
Maak de marktindeling voordat je marktkramen en partytenten laat plaatsen. Houd looproutes vrij en plan een aparte plek voor de kerstboom, muziek, kassa en catering, zodat bezoekers niet door elkaar heen lopen.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en controleer de boodschappenlijst minimaal zeven dagen vooraf. Zet koffie, glazen, borden en serveerbladen per uitgiftepunt klaar; anders ontbreekt juist het kleine servies tijdens de drukte.
Plan vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur en wijs per blok één verantwoordelijke aan voor kassa, catering, techniek en terrein. Zorg dat de wisseling niet samenvalt met het drukste muziekoptreden.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en regel dan pas de laatste aanpassingen voor tenten, afzetting en verlichting. Test lichtnetsnoeren, verlengkabels en stekkerdozen vóór bezoekers arriveren, niet tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muzikale kerstmarkt organiseren?: Leg datum, locatie, vergunningen, muzikanten en geluidstechniek bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer marktkramen en partytenten zo vroeg mogelijk, omdat beschikbaarheid in december snel beperkt is.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een muzikale kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel extra warme dranken mee bij koud weer en houd minimaal 10 procent reserve voor vrijwilligers en onverwachte bezoekers.
Wanneer moet ik het muziekprogramma en de marktindeling publiceren?: Publiceer het programma en de marktindeling uiterlijk 7 dagen vooraf. Bezoekers weten dan waar de optredens zijn en leveranciers, vrijwilligers en muzikanten kunnen eventuele fouten nog melden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een muzikale kerstmarkt?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor tenten, kramen, tafels, versiering, verlichting en geluidstechniek. Laat techniek en stroom minstens 60 minuten vóór de opening testen en houd daarna een korte controle op veiligheid en looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.