Organiser un marché de Noël musical : la checklist complète
Un marché de Noël musical demande de coordonner les exposants, les musiciens, les autorisations et l’installation du site. Commence par confirmer la date et le lieu, puis réserve rapidement les stands, le matériel sonore et les tentes. Dans les dernières semaines, verrouille le programme, les inscriptions, les besoins alimentaires et les équipes bénévoles. La veille et le jour même, concentre-toi sur les courses, les boissons, la décoration, le balisage et les contrôles de sécurité.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Réserver des musiciens
Réserver le matériel sonore
Réserver les stands du marché
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Préparer le programme musical
2 personnes
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
Acheter des décorations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Événement
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les stands du marché
5 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques
3 personnes
Installer les éclairages
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments de musique
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
4 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Soutenir la vente sur stand
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Annoncer le programme
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Vérifier les bougies et l’éclairage
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
Évacuer les déchets
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 8
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Tabouretsqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Pied de sapinqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 160
- Assiettesqté 160
- Couteauxqté 120
- Fourchettesqté 120
- Cuillèresqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 8
Décoration
- Sapins de Noël artificielsqté 2
- Boules de Noëlqté 80
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 6
- Nappes de Noëlqté 12
- Crèche de Noël
- Badges nominatifsqté 40
Éclairage
- Câbles d'alimentation pour l'éclairageqté 10
- Guirlandes LEDqté 12
- Lanternes LEDqté 16
- Bougies LEDqté 30
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Pupitres de musiqueqté 4
- Piano portable
- Câbles de guitareqté 4
- Pieds d'enceinteqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Louchesqté 8
- Glacièresqté 6
- Bacs isothermesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
- Gantsqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Vérifie l’alimentation électrique au moins deux semaines avant l’événement. Compte les besoins des haut-parleurs, de la table de mixage, des guirlandes LED, des lanternes et des rallonges avant de répartir les multiprises.
- Publie le programme musical 7 à 10 jours à l’avance. Indique les horaires de passage, les temps de montage et les éventuelles pauses afin que les visiteurs sachent quand venir.
- Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant le marché. Prévois ensuite les quantités de vaisselle, d’en-cas et de boissons en fonction du nombre confirmé.
- Prépare la caisse et la monnaie la veille, puis refroidis les boissons suffisamment tôt le jour J. Les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux doivent être regroupés par usage pour éviter les allers-retours pendant le service.
- Consulte les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture. Termine le balisage, le montage des tentes et l’installation des tables, stands et chaises avant l’arrivée des exposants et des musiciens.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de Noël musical ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les musiciens, les stands, les tentes et le matériel sonore sont les éléments qui peuvent demander le plus de délai.
- Quand réserver les musiciens et le matériel sonore ?
- Réserve-les au moins 6 semaines à l’avance, surtout si le marché a lieu un week-end de décembre. Confirme ensuite les horaires, les besoins techniques et les temps d’installation 7 jours avant l’événement.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?
- Prévois 4 à 6 heures pour monter les tentes, placer les stands, installer les tables, la décoration, l’éclairage et la sonorisation. Ajoute 30 minutes de contrôle avant l’ouverture pour vérifier les câbles, le balisage et le programme.
- Quand faire les courses et préparer les boissons ?
- Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis vérifie le stock de vaisselle et prépare les en-cas la veille. Mets les boissons au frais le jour même assez tôt pour qu’elles soient prêtes au premier service.
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