Checklist voor een muzikale intocht organiseren
Een muzikale intocht vraagt meer voorbereiding dan alleen muziekverenigingen uitnodigen. Je legt eerst de route en locaties vast, controleert vergunningen en organiseert verkeersbegeleiding en EHBO. Daarna volgen deelnemersregistratie, publieksinformatie en de optochtvolgorde. Op de dag zelf moeten onder meer polsbandjes, routeborden, portofoons, koffie, gekoelde dranken en hapjes klaarstaan. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een soepel vertrek en een goed verzorgde eindlocatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route definitief vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Muziekverenigingen uitnodigen
2 personen
Deelnemersregistratie openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Verkeersbegeleiders vastleggen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Publieksinformatie publiceren
2 personen
Routekaart verspreiden
2 personen
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Optochtvolgorde vastleggen
2 personen
Materiaal reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Verkeersposten inrichten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Event
Muziekinstrumenten ontvangen
3 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Optocht opstellen
4 personen
Publiek naar route begeleiden
4 personen
Intocht begeleiden
8 personen
Verkeerspunten bewaken
6 personen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Water uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksstromen begeleiden
3 personen
Laatste muziekronde begeleiden
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Instrumenten verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afzethekken verwijderen
4 personen
Routeborden weghalen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Verlichting demonteren
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Inschrijftafel
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafoon
- Oplaadstationsaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
- Schenk kannenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Ballongewichtenaantal 8
- Podiumdoekenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Veiligheid
- Afzethekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 30
- Veiligheidsvestenaantal 12
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Papierwaren
- Routebordenaantal 12
- Routekaartenaantal 100
- Deelnemersbadgesaantal 100
- Polsbandjesaantal 100
- Watervaste stiftenaantal 8
- Pennenaantal 20
- Ducttapeaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Kurkentrekkersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiepompjesaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route, startlocatie en eindlocatie vroeg vast. Controleer daarna direct welke vergunningen nodig zijn en waar afzethekken, verkeerskegels en veiligheidsvesten komen te staan.
- Open de deelnemersregistratie pas nadat de belangrijkste praktische informatie bekend is. Vraag bij de aanmelding ook dieetwensen uit, zodat je catering niet in de laatste week hoeft aan te passen.
- Stuur routekaart en deelnemersinstructies uiterlijk enkele dagen voor de intocht. Vermeld daarin de verzameltijd, opstelplek, optochtvolgorde en een telefoonnummer voor wijzigingen op de dag zelf.
- Maak voor de muziekverenigingen een definitieve volgorde en een apart programma voor de eindlocatie. Print de deelnemerslijst en sorteer polsbandjes vooraf; dat voorkomt zoeken bij de inschrijftafel.
- Test portofoons, megafoon, oplaadstations en verlichting vóór de opbouw. Zet koffiezetapparaten en koelboxen zo neer dat kabels niet over looproutes liggen en dranken direct kunnen worden uitgegeven.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een muzikale intocht organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en uitnodigingen aan muziekverenigingen. Reserveer verkeersbegeleiders en EHBO zodra de datum en route definitief zijn.
- Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een muzikale intocht?
- Reken op 2 tot 3 maanden voorbereiding voor een intocht met meerdere verenigingen en publieksbegeleiding. Plan in de laatste 7 dagen vooral communicatie, boodschappen, materiaalcontrole en het klaarmaken van deelnemersinformatie.
- Wat moet er op de startlocatie klaarstaan?
- Zet een inschrijftafel, deelnemerslijst, polsbandjes, routeborden en duidelijke bewegwijzering klaar. Voor deelnemers die wachten zijn daarnaast koffie, thee, gekoelde dranken en een plek voor jassen praktisch.
- Hoe regel ik de veiligheid tijdens een muzikale intocht?
- Leg vooraf vast wie de verkeersbegeleiding en EHBO coördineert en deel portofoons uit aan de verantwoordelijke posten. Gebruik afzethekken, verkeerskegels en veiligheidsvesten op drukke punten en controleer de hele route nogmaals vóór vertrek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!