Checklist para organizar una entrada musical sin improvisaciones
Una entrada musical necesita mucho más que contratar bandas y marcar una ruta. Primero hay que cerrar el recorrido, comprobar los permisos y coordinar las ubicaciones de salida y llegada. Después se organizan las inscripciones, el orden del desfile, la información al público y los equipos de seguridad. Esta checklist también ayuda a llegar a tiempo con las bebidas frías, el café, los aperitivos, las mesas y las señales de ruta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar definitivamente la ruta
2 personas
Comprobar permisos
Invitar a las bandas de música
2 personas
Abrir el registro de participantes
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la ubicación de salida
Reservar la ubicación final
Asignar orientadores de tráfico
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Publicar información para el público
2 personas
Distribuir el mapa de la ruta
2 personas
Enviar instrucciones a los participantes
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Fijar el orden del desfile
2 personas
Reservar materiales
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Clasificar las pulseras
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colocar vallas de delimitación
4 personas
Montar los puestos de tráfico
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Evento
Recibir instrumentos musicales
3 personas
Inscribir participantes
3 personas
Formar el desfile
4 personas
Guiar al público por la ruta
4 personas
Acompañar la entrada
8 personas
Vigilar los puntos de tráfico
6 personas
Coordinar el programa musical
2 personas
Repartir agua
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar los flujos de público
3 personas
Coordinar la última ronda de música
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los instrumentos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar las vallas de delimitación
4 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el excedente
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesa de inscripción
- Percheroscant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Megáfono
- Estaciones de cargacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 100
- Pesos para globoscant. 8
- Telones de escenariocant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Seguridad
- Vallas de separacióncant. 20
- Conos de tráficocant. 30
- Chalecos reflectantescant. 12
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
Artículos de papel
- Señales de rutacant. 12
- Mapas de rutacant. 100
- Credenciales de participantescant. 100
- Pulserascant. 100
- Rotuladores permanentescant. 8
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta americanacant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Cucharonescant. 8
- Sacacorchoscant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y los permisos antes de abrir las inscripciones. Así puedes publicar un mapa definitivo y evitar cambios de última hora en las instrucciones a los participantes.
- Define el orden del desfile con antelación y confirma la llegada de cada banda. Entrega a los responsables un horario y un canal de comunicación, como walkie-talkies, para resolver incidencias durante el recorrido.
- Prepara la salida con una mesa de inscripción, pulseras clasificadas y la lista de participantes impresa. Reserva al menos 30 minutos antes del inicio para entregar acreditaciones y responder preguntas.
- Revisa la seguridad de la ruta el día anterior: coloca conos, vallas y señales, y confirma quién llevará chalecos reflectantes. También debe estar localizado el contacto de primeros auxilios y disponible el botiquín.
- Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos antes de montar las mesas. Comprueba también los alargadores, regletas y estaciones de carga para no descubrir durante el montaje que falta una conexión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrada musical?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la ruta, comprobar permisos e invitar a las bandas. Abre las inscripciones cuando la salida, la llegada y el recorrido ya estén confirmados.
- ¿Cuándo debo cerrar la ruta de una entrada musical?
- La ruta definitiva debería estar cerrada como mínimo 4 semanas antes del evento. Eso deja tiempo para publicar el mapa, preparar las señales y enviar instrucciones sin tener que corregirlas después.
- ¿Cuánto tiempo antes deben llegar los participantes?
- Indica que lleguen entre 30 y 45 minutos antes de la salida. Ese margen permite gestionar inscripciones, entregar pulseras, resolver preferencias dietéticas y ordenar el desfile sin retrasar a las bandas.
- ¿Qué hay que preparar para la zona de salida y llegada?
- Prepara las mesas y sillas, la mesa de inscripción, bebidas, café, té, aperitivos y señalización. Termina el montaje al menos 60 minutos antes del comienzo para probar la megafonía, la iluminación y las comunicaciones.
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