Checklist pour organiser une entrée musicale
Une entrée musicale demande plus qu’un parcours et quelques groupes : il faut coordonner les autorisations, les participants, les associations musicales et les équipes de sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du trajet définitif à l’installation sur place. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme le contact des premiers secours, les bracelets triés, les rallonges et les boissons refroidies à temps.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Arrêter définitivement l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations
Inviter les associations musicales
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Réserver les signaleurs
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Publier les informations au public
2 personnes
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
Envoyer les instructions aux participants
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Établir l'ordre du défilé
2 personnes
Réserver le matériel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Trier les bracelets
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Aménager les postes de circulation
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Événement
Réceptionner les instruments de musique
3 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Mettre en place le cortège
4 personnes
Guider le public vers l’itinéraire
4 personnes
Encadrer la procession
8 personnes
Surveiller les points de circulation
6 personnes
Encadrer le programme musical
2 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Gérer les flux de public
3 personnes
Animer la dernière manche musicale
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Rassembler les instruments
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Retirer les panneaux de parcours
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Table d'inscription
- Portantsqté 2
Équipement
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
- Stations de rechargeqté 2
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Ballonsqté 100
- Poids pour ballonsqté 8
- Tentures de scèneqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Sécurité
- Barrières de sécuritéqté 20
- Cônes de signalisationqté 30
- Gilets de sécuritéqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Papeterie
- Panneaux de directionqté 12
- Cartes d'itinéraireqté 100
- Badges des participantsqté 100
- Braceletsqté 100
- Marqueurs indélébilesqté 8
- Stylosqté 20
- Ruban adhésifqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Louchesqté 8
- Tire-bouchonsqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Pompes de désinfectionqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Arrêtez l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un délai suffisant pour vérifier les autorisations et transmettre le plan du parcours aux participants.
- Réservez séparément le lieu de départ, le lieu d’arrivée et les signaleurs. Confirmez ces trois éléments au moins 2 à 3 semaines avant l’entrée musicale, surtout si plusieurs associations participent.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et imprimez la liste finale des participants la veille. Triez aussi les bracelets par groupe pour réduire l’attente à la table d’inscription.
- Établissez le programme musical et l’ordre du défilé avant d’envoyer les instructions. Indiquez clairement les horaires, les points de rassemblement et la personne à contacter en cas de retard.
- Testez le matériel électrique avant l’installation : machines à café, rallonges, multiprises et stations de recharge. Refroidissez les boissons et préparez le café, le thé et les en-cas le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une entrée musicale ?
- Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations, réservez les lieux et contactez les associations musicales avant d’ouvrir les inscriptions.
- Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?
- Ouvrez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois le parcours et les principales informations confirmés. Fermez les inscriptions quelques jours avant afin de traiter les besoins alimentaires et d’imprimer la liste des participants.
- Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une entrée musicale ?
- Prévoyez des signaleurs, des barrières, des cônes, des gilets de sécurité et au moins une trousse de premiers secours. Consignez le contact des premiers secours et partagez-le avec les responsables avant le départ.
- Quand installer les tables et préparer les boissons ?
- Installez les tables, la table d’inscription et les équipements 1 à 2 heures avant l’arrivée des participants. Refroidissez les boissons à l’avance et préparez le café, le thé et les en-cas juste avant l’accueil.
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