Muziekworkshop organiseren: een complete checklist

Een muziekworkshop vraagt om meer voorbereiding dan alleen instrumenten klaarzetten. Je moet eerst de locatie, muziekbegeleiders en instrumenten vastleggen, daarna deelnemers en muziekstukken op elkaar afstemmen. In de laatste week controleer je de boodschappen, dieetwensen, bladmuziek en deelnemerslijst. Op de dag zelf draait alles om een logische opstelling: stoelen in een kring, instrumenten binnen handbereik en geluid getest voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muziekbegeleiders vastleggen
Instrumenten reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma afstemmen
2 personen
Deelnemerslijst afronden
Muziekstukken selecteren
2 personen
Bladmuziek kopiëren
2 personen
Naamkaartjes maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Instrumenten ophalen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Soep en brood klaarmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen in kring zetten
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Bladmuziek en naamkaartjes leggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshop openen
Stem- en ritmeoefeningen begeleiden
2 personen
Instrumenten uitleggen
3 personen
Eerste samenspel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Muziekstukken oefenen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Eindpresentatie voorbereiden
3 personen
Eindpresentatie begeleiden
3 personen
Deelnemers bedanken
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Instrumenten uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Instrumenten retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Digitale piano'saantal 2
Akoestische gitarenaantal 6
Ukulelesaantal 8
Keyboardstandaardsaantal 2
Gitaarstandaardsaantal 6
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Compacte speakersaantal 2
Mengpaneel
Muzieklessenaarsaantal 20
Muziekstandaardlampenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stemapparatenaantal 6
Metronomenaantal 3
Percussieset
Djembésaantal 6
Mondharmonica'saantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 35
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Voedselcontainersaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Tafelkledenaantal 6
Programmafoldersaantal 35
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 35
Plakbandaantal 3
Papiertjes voor verzoeknummersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vloertrekker
Bezem
Emmeraantal 2
Sponzenaantal 4
Vaatdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de opstelling minimaal één week vooraf vast. Controleer of er ruimte is voor stoelen in een kring, muzieklessenaars, instrumenten en een ontvangsttafel zonder doorgangen te blokkeren.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk drie dagen vooraf definitief. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, bladmuziek, instrumentverdeling en het controleren van dieetwensen.
Test geluidsapparatuur vóór de start van de workshop, niet tijdens de ontvangst. Sluit microfoons, microfoonstatieven, speakers en het mengpaneel aan en controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen.
Zet bladmuziek en naamkaartjes per deelnemer klaar voordat je de instrumenten opstelt. Zo voorkom je dat je tijdens de ontvangst nog muziekstukken of muziekstandaardlampen moet zoeken.
Plan de catering op het programma, niet alleen op het aantal deelnemers. Zet dranken koud, bereid hapjes en maak soep en brood vooraf klaar, zodat de begeleiders tijdens de pauze niet hoeven te koken of af te wassen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en leg muziekbegeleiders en instrumenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de workshop en sluit de deelnemerslijst 3 dagen van tevoren.
Hoeveel instrumenten heb ik nodig voor een muziekworkshop?: Reken minimaal 1 instrument per deelnemer voor het geplande onderdeel, plus 1 of 2 reserve-instrumenten als dat mogelijk is. Controleer daarnaast per instrument of je een standaard, muzieklessenaar, stemapparaat of reservebatterijen nodig hebt.
Wanneer moet ik de bladmuziek en naamkaartjes klaarleggen?: Kopieer de bladmuziek uiterlijk 2 dagen vooraf en maak de naamkaartjes uiterlijk de avond ervoor. Leg ze op de dag zelf minstens 30 minuten voor ontvangst op hun plaats.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een muziekworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, instrumenten, muzieklessenaars en ontvangsttafel. Reserveer daarna nog 30 minuten voor het aansluiten en testen van microfoons, speakers en het mengpaneel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.