Checklist pour organiser un atelier musique
Un atelier musique demande plus qu’une salle et quelques instruments. Il faut coordonner les accompagnateurs, confirmer les participants, préparer les partitions et vérifier le matériel audio avant l’arrivée du groupe. Cette checklist suit le déroulement de la préparation, des premières réservations jusqu’à l’accueil. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, porte-noms, piles, rallonges, boissons fraîches et installation des chaises en cercle.
Le plan, Ă©tape par Ă©tape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
RĂ©server le lieu
Coordonner les accompagnateurs musicaux
RĂ©server les instruments
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner le programme
2 personnes
Finaliser la liste des participants
SĂ©lectionner les morceaux de musique
2 personnes
Copier les partitions
2 personnes
Créer des badges nominatifs
VĂ©rifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les instruments
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la soupe et le pain
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Disposer les chaises en cercle
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
DĂ©poser les partitions et les porte-noms
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir l'atelier
Animer des exercices de voix et de rythme
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Animer la première mise en ensemble
3 personnes
RĂ©approvisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Répéter les morceaux de musique
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Préparer la présentation finale
3 personnes
Animer la présentation finale
3 personnes
Remercier les participants
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre les instruments
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter le matériel audio
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Retourner les instruments
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 35
- Tablesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Pianos numériquesqté 2
- Guitares acoustiquesqté 6
- Ukulélésqté 8
- Supports de clavierqté 2
- Supports de guitareqté 6
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Enceintes compactesqté 2
- Table de mixage
- Pupitres de musiqueqté 20
- Lampes de pupitreqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Boîtiers de voteqté 6
- Métronomesqté 3
- Kit de percussions
- Djembésqté 6
- Harmonicasqté 6
- Piles de rechangeqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 35
- Verres à boireqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Casseroles à soupeqté 2
- Louchesqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Glacièresqté 3
- Conteneurs alimentairesqté 6
DĂ©coration
- Badges nominatifsqté 35
- Nappesqté 6
- Brochures du programmeqté 35
- Stylosqté 40
- Blocs-notesqté 35
- Ruban adhésifqté 3
- Papier pour les demandes de morceauxqté 50
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Raclette de sol
- Balai
- Seauqté 2
- Épongesqté 4
- Torchonsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et les accompagnateurs plusieurs semaines à l’avance, puis fixe une date limite d’inscription. Tu auras ainsi le temps de finaliser le programme et de confirmer le nombre de participants.
- Demande les besoins alimentaires dès l’invitation et arrête la liste des participants au moins 5 jours avant l’atelier. Ce délai permet d’adapter les courses, la soupe, le pain et les encas.
- Prépare une partition par participant, plus 2 ou 3 exemplaires de secours, et associe chaque place à un porte-nom. Les pupitres et les lampes de pupitre doivent être vérifiés avant l’installation.
- Teste le son avec les microphones, les enceintes, la table de mixage et les câbles au moins 60 minutes avant l’accueil. Prévois des rallonges, des multiprises et des piles de rechange, même si le matériel semblait fonctionner lors du dernier essai.
- Installe les chaises en cercle et les instruments avant l’arrivée du premier participant. Mets les boissons au frais et prépare la table d’accueil pendant qu’une autre personne vérifie la disposition et le programme.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier musique ?
- Prévois au minimum 3 semaines pour réserver le lieu, coordonner les accompagnateurs et envoyer les invitations. Garde les 5 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et la préparation des partitions.
- Quand confirmer la liste des participants Ă un atelier musique ?
- Fixe une date de clôture environ 5 jours avant l’atelier. Confirme ensuite le programme, les morceaux, les quantités d’encas et le nombre d’instruments nécessaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Compte 60 à 90 minutes avant l’accueil. Ce temps couvre les tables, les chaises en cercle, les pupitres, les instruments, le matériel audio, les partitions et la table d’accueil.
- Que faut-il prévoir pour les boissons et le repas d’un atelier musique ?
- Prépare les boissons, les tasses, les verres et les encas la veille lorsque c’est possible. La soupe et le pain peuvent être préparés le jour même, environ 60 minutes avant l’arrivée des participants.
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