Checklist para organizar un taller de música
Organizar un taller de música requiere coordinar personas, instrumentos y tiempos sin dejar la preparación para el último día. Esta checklist te ayuda a avanzar desde la reserva del lugar hasta la recepción de los participantes. Además de cerrar las inscripciones y preparar el programa, tendrás que comprobar que haya suficientes sillas, atriles, cables y equipos de sonido. La comida y las bebidas también necesitan planificación: la sopa, el pan y los aperitivos deben estar listos antes de que empiece la primera actividad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar a los acompañantes musicales
Reservar instrumentos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Ajustar el programa
2 personas
Cerrar la lista de participantes
Seleccionar piezas musicales
2 personas
Copiar partituras
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger instrumentos
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar sopa y pan
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas en círculo
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar las partituras y las tarjetas con nombres
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir el taller
Guiar ejercicios de voz y ritmo
2 personas
Distribuir los instrumentos
3 personas
Guiar el primer ensayo conjunto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Ensayar piezas musicales
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Preparar la presentación final
3 personas
Coordinar la presentación final
3 personas
Agradecer a los participantes
Reponer café y té
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar instrumentos
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Devolver instrumentos
2 personas
Devolver el material prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 35
- Mesascant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Pianos digitalescant. 2
- Guitarras acústicascant. 6
- Ukelelescant. 8
- Soportes para tecladocant. 2
- Soportes para guitarracant. 6
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavoces compactoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Atriles de músicacant. 20
- Lámparas de atrilcant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Dispositivos de votacióncant. 6
- Metrónomoscant. 3
- Set de percusión
- Djembéscant. 6
- Armonicascant. 6
- Baterías de repuestocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 35
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Ollas para sopacant. 2
- Cucharonescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Contenedores de alimentoscant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Mantelescant. 6
- Folletos del programacant. 35
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de notascant. 35
- Cinta adhesivacant. 3
- Papeles para peticiones musicalescant. 50
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Limpiacristales
- Escoba
- Cubocant. 2
- Esponjascant. 4
- Paños de cocinacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes con al menos 7 días de antelación. Así podrás ajustar el programa, elegir las piezas musicales y preparar las partituras y tarjetas con nombres sin hacer copias de más.
- Confirma los acompañantes musicales y reserva los instrumentos al menos 2 semanas antes. Comprueba que haya un instrumento para cada actividad y añade baterías de repuesto para los equipos que las necesiten.
- Revisa la sala el día anterior: coloca las sillas en círculo, comprueba las mesas y los percheros, y verifica que haya suficientes enchufes, regletas y cables alargadores para conectar el equipo de sonido.
- Prepara la recepción antes de la llegada del primer participante. Deja juntas la lista de inscripciones, las tarjetas con nombres y las partituras; calcula entre 10 y 15 minutos para registrar a todos sin retrasar el comienzo.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con varias horas de margen. Sirve la sopa y el pan en ollas adecuadas y reserva tazas, vasos, platos y cubiertos antes de montar la mesa de recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de música?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los acompañantes musicales y conseguir los instrumentos. Deja la última semana para cerrar inscripciones, ajustar el programa y preparar las partituras.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes?
- Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes del taller. Necesitarás ese plazo para recoger preferencias dietéticas, calcular la comida y preparar las tarjetas con nombres y las copias de las partituras.
- ¿Cuántas sillas y atriles necesito para un taller de música?
- Prepara una silla y un atril por participante, más 2 unidades de reserva si el espacio lo permite. Añade las sillas de los acompañantes musicales y comprueba las cantidades cuando cierres la lista.
- ¿Cuándo se prepara la sala para el taller?
- Haz una primera comprobación el día anterior y monta la sala entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. En ese intervalo puedes colocar las sillas en círculo, preparar los instrumentos, conectar el sonido y dejar listas las partituras.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!