Muziekworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een muziekworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen instrumenten klaarzetten. Je regelt deelnemers, ruimte, programma, catering en techniek in een vaste volgorde. Reserveer instrumenten en locatie vroeg, verwerk aanmeldingen en dieetwensen en werk het programma ruim voor de workshop uit. Op de dag zelf draait alles om opbouw, testen en een duidelijke ontvangst: van lessenaars en werkbladen tot microfoons, versterkers en de registratietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Ruimte reserveren
Instrumenten reserveren
Catering bestellen
Programma uitwerken
2 personen
Workshopmateriaal voorbereiden
2 personen
Muziekstukken selecteren
2 personen
Werkbladen printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Apparatuur opladen
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Instrumenten opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Werkbladen klaarleggen
Registratietafel inrichten
2 personen
Ontvangst deelnemers
3 personen
Programma toelichten
Muzikale kennismaking begeleiden
2 personen
Ritmeoefeningen begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Instrumentgroepen begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
Werkruimte schoonhouden
Gezamenlijk muziekstuk repeteren
3 personen
Optreden voorbereiden
3 personen
Eindpresentatie begeleiden
3 personen
Deelnemers bedanken

Nazorg

Instrumenten afkoppelen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Registratietafel
Lessenaarsaantal 6
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Keyboardaantal 2
Akoestische gitarenaantal 8
Elektrische gitarenaantal 2
Gitaarversterkersaantal 2
Basgitaar
Basversterker
Drumstel
Percussie-instrumentenaantal 12
Muziekstandaardsaantal 12
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Audiokabelsaantal 10
Instrumentkabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Metronomenaantal 4
Gitaarplectrumsaantal 40
Gitaarstemmersaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Serveertangenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blikschop
Vuilnisbakkenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Decoratie

Naamstickersaantal 40
Pennenaantal 40
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Papiertapeaantal 4
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Tips

Rond de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf af. Gebruik die lijst om dieetwensen te controleren, catering te bestellen en werkbladen en zitplaatsen voor te bereiden.
Plan voor de technische opbouw minimaal 60 minuten. Sluit mengpaneel, speakers, microfoons, versterkers en kabels aan voordat deelnemers binnenkomen en test elk kanaal afzonderlijk.
Zet per deelnemer een stoel of kruk klaar en plaats lessenaars en muziekstandaards vóór het instrumentarium. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet meer met tafels, stoelen of standaards te schuiven.
Laad laptop, metronomen en andere apparatuur de avond ervoor op en leg reservebatterijen klaar. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en instrumentkabels op werking.
Houd de eerste 10 minuten vrij voor registratie en uitleg. Leg werkbladen klaar bij de zitplaatsen, richt de registratietafel in en licht daarna het programma en de muziekstukken toe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekworkshop organiseren?: Reserveer de ruimte en instrumenten bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst en catering tijdig kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een muziekworkshop op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, instrumenten, geluidsapparatuur en werkbladen. Plan daarnaast 15 minuten voor het testen van microfoons, speakers en versterkers.
Hoeveel instrumenten moet ik reserveren voor een muziekworkshop?: Reserveer minimaal één bruikbaar instrument per deelnemer voor onderdelen waarbij iedereen tegelijk speelt. Tel bij gedeelde instrumenten minstens 1 reserve-exemplaar per 10 deelnemers mee en controleer vooraf kabels, batterijen en stemmers.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen daarna door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.