Checklist pour organiser un atelier musique
Un atelier musique demande plus qu’une salle et quelques instruments. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme, le matériel pédagogique et la sonorisation avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 46 tâches et 57 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent le démarrage : câbles, piles, branchements, feuilles imprimées ou instruments accordés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Réserver la salle
Réserver les instruments
Commander le catering
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer le matériel de l'atelier
2 personnes
Sélectionner les morceaux de musique
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Recharger les appareils
Préparer le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les plans de travail
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueil des participants
3 personnes
Présenter le programme
Animer la découverte musicale
2 personnes
Animer les exercices rythmiques
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner les groupes d’instruments
3 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Maintenir l’espace de travail propre
Répéter une pièce musicale commune
3 personnes
Préparer la prestation
3 personnes
Animer la présentation finale
3 personnes
Remercier les participants
Suivi
Débrancher les instruments
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 35
- Table d'inscription
- Pupitresqté 6
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Clavierqté 2
- Guitares acoustiquesqté 8
- Guitares électriquesqté 2
- Amplis de guitareqté 2
- Basse électrique
- Amplificateur de basses
- Kit de batterie
- Instruments de percussionqté 12
- Pieds de microqté 12
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Câbles audioqté 10
- Câbles d'instrumentsqté 10
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Métronomesqté 4
- Plectres de guitareqté 40
- Accordeurs de guitareqté 4
- Piles de rechangeqté 12
Vaisselle
- Verres à boireqté 40
- Tasses à caféqté 35
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Saladiers de serviceqté 8
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 4
- Pinces de serviceqté 4
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai
- Pelle à boîte de conserve
- Poubellesqté 4
- Gants de nettoyageqté 4
Décoration
- Étiquettes nominativesqté 40
- Stylosqté 40
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 12
- Ruban de papierqté 4
- Flèches de signalisationqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Conseils
- Bloque la salle et les instruments avant d’envoyer les invitations : le nombre de places et les instruments disponibles déterminent directement les inscriptions.
- Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’atelier. Tu auras ainsi le temps de finaliser la liste, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
- Prépare les morceaux, les feuilles de travail et le matériel pédagogique au plus tard la veille. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour éviter une interruption si un participant arrive sans document.
- Teste la sonorisation avant l’ouverture : microphones, table de mixage, haut-parleurs, câbles et rallonges doivent être raccordés, puis vérifiés avec les instruments utilisés pendant l’atelier.
- Prévois au moins 60 minutes sur place avant l’accueil. Ce créneau permet d’aérer la salle, installer les tables et pupitres, brancher le matériel et vérifier les microphones sans participants autour.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier musique ?
- Prévois environ 2 à 3 semaines pour les inscriptions, la réservation de la salle, les instruments et le catering. Ajoute au moins 60 minutes le jour même pour l’installation et les tests techniques.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier musique ?
- Envoie-les idéalement 2 à 3 semaines avant l’atelier. Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et le matériel nécessaire.
- Que faut-il vérifier avant le début d’un atelier musique ?
- Vérifie les instruments, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les multiprises. Recharge aussi les appareils et garde des piles de rechange disponibles au moins 30 minutes avant l’accueil.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Compte 60 à 90 minutes pour aérer la salle, placer les tables et les chaises, installer les pupitres et les instruments, préparer la table d’inscription et tester l’audio.
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