Musikworkshop organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Bei einem Musikworkshop müssen Raum, Instrumente und Tontechnik gleichzeitig funktionieren. Plane deshalb zuerst Teilnehmerzahl und Raum, reserviere danach Instrumente und Technik und bereite schließlich Programm und Arbeitsblätter vor. Am Veranstaltungstag brauchst du mindestens eine Stunde für Aufbau, Kabel und Mikrofontest. Diese Checkliste führt dich von den ersten Einladungen bis zum Empfang der Teilnehmenden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste abschließen
Raum reservieren
Instrumente reservieren
Catering bestellen
Programm ausarbeiten
2 Personen
Workshopmaterial vorbereiten
2 Personen
Musikstücke auswählen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Geräte aufladen
Materialien bereitstellen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Instrumente aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Arbeitsplatten bereitstellen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Teilnehmer empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Musikalische Einführung begleiten
2 Personen
Rhythmusübungen anleiten
2 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Instrumentengruppen begleiten
3 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Arbeitsbereich sauber halten
Gemeinsames Musikstück proben
3 Personen
Auftritt vorbereiten
3 Personen
Abschlusspräsentation begleiten
3 Personen
Teilnehmer verabschieden

Nachbereitung

Instrumente abkoppeln
3 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 35
Registrierungstisch
PulteAnz. 6
HockerAnz. 8

Ausstattung

KeyboardAnz. 2
AkustikgitarrenAnz. 8
E-GitarrenAnz. 2
GitarrenverstärkerAnz. 2
Bassgitarre
Bassverstärker
Schlagzeug
PerkussionsinstrumenteAnz. 12
NotenständerAnz. 12
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
AudiokabelAnz. 10
InstrumentenkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
MetronomeAnz. 4
GitarrenplektrenAnz. 40
GitarrenstimmerAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

TrinkgläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 35
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierschalenAnz. 8

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ServierlöffelAnz. 4
ServierzangenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen
Blechschaufel
MülleimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 4

Dekoration

NamensaufkleberAnz. 40
StifteAnz. 40
Flipchart
FlipchartblätterAnz. 30
MarkerAnz. 12
PapierklebebandAnz. 4
HinweispfeileAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 4

Tipps

Schließe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vorher ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit du das Catering passend bestellen kannst.
Reserviere Instrumente und Raum erst, wenn die erwartete Teilnehmerzahl feststeht. Plane pro Person einen eigenen Sitz- oder Spielplatz und halte einige zusätzliche Notenständer bereit.
Bereite Musikstücke, Arbeitsblätter und Workshopmaterial mindestens 3 Tage vorher vor. Drucke lieber 10 Prozent mehr Arbeitsblätter, damit Nachzügler oder beschädigte Exemplare kein Problem sind.
Beginne am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor dem Start mit dem Aufbau. Stelle Tische, Stühle und Instrumente auf, schließe Mischpult und Lautsprecher an und teste jedes Mikrofon einzeln.
Lade Laptop, Metronome und andere Geräte am Vorabend vollständig auf. Lege Ersatzbatterien, Audiokabel, Instrumentenkabel und Verlängerungskabel sichtbar am Technikplatz bereit, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikworkshop organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Einladungen und Instrumenten. Die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Workshop feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Musikworkshop?: Plane mindestens 60 Minuten ein, bei mehreren Verstärkern, Mikrofonen und einem Beamer besser 90 Minuten. Der Mikrofontest und ein kurzer Probelauf der Lautsprecher sollten spätestens 15 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Wie viele Instrumente braucht man pro Teilnehmer?: Plane für jede Person einen eigenen Spielplatz beziehungsweise ein Instrument ein, wenn alle gleichzeitig spielen sollen. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzmaterial wie Plektren, Batterien und Arbeitsblätter bereit.
Wann sollte man das Catering für einen Musikworkshop bestellen?: Bestelle das Catering 5 bis 7 Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen. Getränke kannst du am Vortag kühlen und die Gläser beim Aufbau am Registrierungstisch bereitstellen.

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