Checklist voor een muziekverenigingrommelmarkt organiseren

Een muziekverenigingrommelmarkt vraagt om twee planningen tegelijk: de verkoop en het muziekprogramma. Begin met datum, locatie, vergunningen en verzekering, en werk daarna toe naar verkopers, vrijwilligers en promotie. Reserveer tafels en partytenten ruim op tijd en stuur verkopers vooraf duidelijke informatie. Op de dag zelf voorkom je vertraging door kassa, wisselgeld, pinapparaat, stroom en routeborden al vóór de opbouw te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Promotietekst schrijven
Flyers ontwerpen
Flyers verspreiden
4 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Tafels voor verkopers reserveren
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkopersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Verkoopwaar sorteren
4 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein en ingang controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Verkoopwaar uitstallen
6 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Informatiebord plaatsen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Verkopers begeleiden
2 personen
Kassa bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Verlichting controleren
Laatste verkopen afhandelen
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Verkoopwaar inpakken
4 personen
Muziekinstallatie afbreken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Muziekinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Elektrische waterkokersaantal 2
Pinapparaat

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Snoerverlichtingaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Tangenaantal 4
Schenk kannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Prijskaartjesaantal 200
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 3
Plakbandrollenaantal 6
Stiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de praktische basis minimaal 8 weken vooraf: bevestig datum en locatie, controleer vergunningen en verzekering en bepaal hoeveel tafels, klaptafels en partytenten nodig zijn.
Verzamel aanmeldingen van verkopers centraal en stuur uiterlijk 1 week vooraf hun informatie over aankomst, tafelindeling, parkeren en verkoopregels. Zo hoef je op de dag zelf minder uit te leggen.
Maak voor vrijwilligers blokken van 2 tot 3 uur. Wijs aparte mensen aan voor opbouw, kassa, catering, muziek en opruimen; één persoon kan niet tegelijk het pinapparaat en de ingang bewaken.
Test muziekinstallatie, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opening. Leg ledlampen of snoerverlichting klaar als de verkoop onder partytenten of in een donkere ruimte doorgaat.
Tel kassa en wisselgeld vóór opening met twee vrijwilligers en controleer daarna de verkoopwaar, prijskaartjes, informatieborden en pijlborden. Vul koelboxen en thermoskannen pas nadat de opstelling en looproute vaststaan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een muziekverenigingrommelmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer daarna tafels en partytenten en start de promotie; plan de definitieve opbouwindeling uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekverenigingrommelmarkt?: Reken op minimaal 6 vrijwilligers voor een kleine markt: 2 voor opbouw en opruimen, 1 voor de kassa, 1 voor de ingang of route, 1 voor catering en 1 voor muziek. Bij veel verkopers voeg je per 10 extra verkooptafels ongeveer 1 vrijwilliger toe.
Wanneer moet ik verkopersinformatie versturen?: Stuur de informatie uiterlijk 1 week voor de rommelmarkt. Vermeld aankomsttijd, tafelindeling, parkeerroute, wat verkopers zelf meenemen en bij wie ze zich melden.
Hoe bereid ik de kassa voor op een rommelmarkt?: Tel het wisselgeld vóór de opening met twee personen en noteer het startbedrag. Test het pinapparaat en houd daarnaast contant wisselgeld beschikbaar; controleer de kassa opnieuw bij sluiting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.