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Musikverein-Flohmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Musikverein-Flohmarkt braucht mehr als Verkaufstische und gespendete Waren. Kläre zuerst Termin, Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Werbung verschickst oder Verkäufer annimmst. Danach folgen Anmeldungen, Musikprogramm, Helferplan, Einkauf und die Vorbereitung von Kasse, Beschilderung und Verpflegung. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Aufbauplan, ob Eingang, Verkaufsflächen, Technik und Waren rechtzeitig bereit sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Werbetext schreiben

  • Flyer gestalten

  • Flyer verteilen

    4 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Tische für Verkäufer reservieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkäuferinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Waren sortieren

    4 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Route- und Parkschilder erstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gelände und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Waren ausstellen

    6 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Kaffee- und Getränkestand einrichten

    3 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Verkäufer betreuen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Verkäufe abwickeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Verkaufsware verpacken

    4 Personen

  • Musikanlage abbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 30
  • KlappischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • Musikanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Elektrische WasserkocherAnz. 2
  • Kartenterminal

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • PreisschilderAnz. 200
  • WegweiserAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 3
  • KlebebandrollenAnz. 6
  • StifteAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin und Ort, bevor du Flyer gestaltest oder Einladungen verschickst. Prüfe Genehmigungen und Versicherung möglichst mehrere Wochen vor dem Flohmarkt, damit Auflagen noch umgesetzt werden können.
  • Plane die Verkäufer nicht nur nach Tischzahl. Verschicke die Verkäuferinformationen spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei Ankunft, Standplatz, Ernährungswünsche sowie Hinweise zu Parken und Zufahrt.
  • Bereite die Kasse am Vortag vor: Zähle das Wechselgeld, teste das Kartenterminal und lege Preisschilder, Klebeband und Infotafeln gemeinsam bereit. So suchst du am Morgen nichts zwischen den Waren.
  • Lege den Aufbau in Reihenfolge fest: zuerst Partyzelte und Stromversorgung, danach Tische, Klapptische, Kleiderständer und Stühle, zuletzt Waren und Beschilderung. Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bevor Besucher erwartet werden.
  • Teste Musikanlage, Mikrofone, Verlängerungskabel und LED-Lampen vor dem Einlass. Fülle Kühlboxen und Thermoskannen erst kurz vor Beginn, damit Getränke und Verpflegung während des Flohmarkts nutzbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Musikverein-Flohmarkt planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Werbung und Verkäuferanmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikverein-Flohmarkts?
Für Zelte, Tische, Stühle, Technik, Beschilderung und Waren solltest du mindestens 2 Stunden einplanen. Bei vielen Verkaufsständen oder nur wenigen Helfern sind 3 Stunden realistischer.
Wann soll ich die Verkäuferinformationen verschicken?
Schicke sie spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt. Darin sollten Ankunftszeit, Standplatz, Zufahrt, Parkmöglichkeiten, mitzubringende Dinge und der Ablauf am Verkaufstag stehen.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Musikverein-Flohmarkt?
Das hängt von Besucherzahl und Preisen ab, aber plane für jede Kasse mehrere Rollen Münzen und Scheine in kleinen Stückelungen ein. Zähle das Wechselgeld am Vortag und halte eine Reserve getrennt von der laufenden Kasse bereit.

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