Checklist para el mercadillo de la banda de música
Un mercadillo de la banda de música combina puestos de venta, actuaciones y servicio de bebidas, así que conviene trabajar con un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, el recinto, los permisos y el seguro; después coordina a vendedores, voluntarios y músicos. Durante la última semana, cierra el programa, prepara la mercancía y comprueba materiales, cobros y señalización. El día del evento, reserva tiempo suficiente para montar carpas, mesas, sonido y entrada antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Escribir texto promocional
Diseñar folletos
Repartir flyers
4 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Reservar mesas para los vendedores
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa musical
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información a los vendedores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar la mercancía
4 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar el recinto y la entrada
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Exponer la mercancía
6 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Colocar el cartel informativo
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Guiar a los vendedores
2 personas
Operar la caja
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Proporcionar la música
2 personas
Comprobar la iluminación
Cerrar las últimas ventas
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Empaquetar la mercancía
4 personas
Desmontar el equipo de música
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Retirar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 12
- Sillascant. 30
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 4
- Taburetescant. 6
Equipo
- Instalación de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Hervidores eléctricoscant. 2
- Máquina de sellado
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnalda de lucescant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Pinzascant. 4
- Jarras para servircant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Etiquetas de preciocant. 200
- Carteles direccionalescant. 8
- Paneles informativoscant. 3
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Rotuladorescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra los permisos, el seguro y la ubicación al menos 6 semanas antes. Comprueba también dónde pueden aparcar los vendedores y por qué acceso entrará el material.
- Envía a cada vendedor su horario de llegada, mesa asignada, normas y contacto de montaje entre 7 y 10 días antes. Así reduces preguntas y evitas puestos sin preparar al abrir.
- Prepara la caja con cambio en monedas y billetes pequeños, además de etiquetas de precio y cinta adhesiva. Haz una prueba de cobro y anota quién custodia la caja durante cada turno.
- Reserva como mínimo 2 horas para montar carpas, mesas, sillas, iluminación y sonido. Prueba micrófonos, cables alargadores y regletas antes de colocar la mercancía.
- Calcula las bebidas y el servicio por separado del programa musical: llena las neveras portátiles justo antes de abrir y deja termos, vasos, tazas, platos y cubiertos en un punto accesible para los voluntarios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de la banda?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para cerrar fecha, ubicación, permisos, seguro y vendedores. Dedica la última semana a confirmar inscripciones, programa, voluntarios, compras y materiales.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el mercadillo?
- Calcula al menos 2 horas para carpas, mesas, sillas, puestos, señalización, iluminación y sonido. Añade 30 minutos para revisar la entrada, probar los micrófonos y corregir problemas antes de abrir.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los vendedores?
- Envíala entre 7 y 10 días antes, con la hora de llegada, la mesa asignada, el acceso, las normas y el contacto responsable. Reenvía un recordatorio 24 horas antes si esperas cambios de última hora.
- ¿Qué se suele olvidar en un mercadillo musical?
- Lo que más suele faltar son cambio para la caja, etiquetas de precio, cables alargadores, regletas, carteles de ruta y un plan de turnos para voluntarios. Comprueba estos puntos 48 horas antes y guarda los repuestos junto al material de montaje.
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