Checklist voor een muziekvereniging open dag organiseren

Een open dag van een muziekvereniging vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat instrumenten klaarzetten. Je regelt tegelijk proeflessen, optredens, ontvangst, promotie, vrijwilligers en techniek. Begin met datum, ruimtes en tijden en werk daarna toe naar aanmeldingen, een definitief muziekprogramma en een gecontroleerde instrumentenlijst. In de laatste week verschuift de aandacht naar boodschappen, bezoekersinformatie, dranken, hapjes en de briefing van alle helpers. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je last-minute werk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en tijden reserveren
Docenten en muzikanten vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Proeflessen samenstellen
3 personen
Muziekprogramma afdrukken
Bezoekersinformatie afdrukken
Reserveringen controleren
Instrumentenlijst controleren
2 personen
Instrumenten stemmen en testen
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Aanmeldlijst klaarleggen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Instrumenten demonstratieruimte klaarzetten
4 personen
Muzieklessen klaarzetten
3 personen
Muziekstandaards plaatsen
2 personen
Muziekmateriaal klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deuren openen voor bezoekers
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen geven
2 personen
Instrumenten demonstreren
5 personen
Proeflessen begeleiden
5 personen
Informatie over lessen geven
2 personen
Muziekoptredens begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Instrumenten veilig opbergen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kleedruimtekledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Versterker
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Ducttapeaantal 4
Muziekinstrumentenaantal 20
Muziekstandaardsaantal 20
Stemapparatenaantal 4
Metronomenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
Instrumentdoekenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 6
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6
Reserveledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en ruimtes eerst vast. Reserveer per onderdeel ook opbouw- en opruimtijd; een open dag met proeflessen en optredens loopt anders snel uit.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen en bezoekersinformatie klaar zijn. Verwerk aanmeldingen wekelijks en vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de open dag uit.
Plan een technische test vóór de open dag met luidsprekers, versterker, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen. Leg ducttape en reservebatterijen bij de techniek, niet in een andere ruimte.
Controleer de instrumentenlijst en test en stem elk instrument vóór de locatie opengaat. Leg muziekstandaards, stemapparaten, metronomen en instrumentdoeken klaar bij de juiste proefles of speelruimte.
Maak de vrijwilligersbriefing kort en praktisch: wie opent de locatie, wie ontvangt bezoekers, wie begeleidt proeflessen en wie verzorgt dranken en hapjes. Leg de aanmeldlijst en bezoekersinformatie bij de ontvangsttafel, zodat niemand tijdens het programma hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekvereniging open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes, docenten en muzikanten. Verstuur uitnodigingen en start de promotie uiterlijk 4 tot 6 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een muziekvereniging open dag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor techniek en 1 begeleider per gelijktijdige proefles of activiteit. Voeg tijdens opbouw en catering minstens 2 extra helpers toe, zodat taken niet blijven liggen.
Wanneer moet ik instrumenten en geluidsapparatuur testen?: Doe een volledige test 3 tot 7 dagen vooraf en controleer op de dag zelf opnieuw vóór opening. Test microfoons, luidsprekers, versterker, mengpaneel en kabels samen met de instrumenten en reservebatterijen.
Wanneer regel ik hapjes en drankjes voor de open dag?: Controleer de boodschappenlijst ongeveer een week vooraf en doe houdbare boodschappen dan. Koel dranken en bereid verse hapjes op de dag zelf, nadat dieetwensen en het verwachte aantal bezoekers zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.