Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de fanfare

Une journée portes ouvertes de fanfare demande plus qu’un programme musical. Il faut coordonner les cours d’essai, les démonstrations, les inscriptions et l’accueil des visiteurs sans gêner les répétitions. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation des espaces au briefing des bénévoles. Elle couvre aussi les oublis fréquents : instruments testés, piles de rechange, informations imprimées, boissons refroidies et besoins alimentaires recueillis à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les espaces et les horaires
Réserver les enseignants et les musiciens
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Composer les cours d'essai
3 personnes
Imprimer le programme musical
Imprimer les informations visiteurs
Vérifier les réservations
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
Accorder et tester les instruments
3 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la liste d’inscription
Préparer le briefing des bénévoles
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Préparer la salle de démonstration des instruments
4 personnes
Préparer les cours de musique
3 personnes
Installer les pupitres de musique
2 personnes
Préparer le matériel musical
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes aux visiteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Faire des visites guidées
2 personnes
Démontrer les instruments
5 personnes
Encadrer les cours d’essai
5 personnes
Donner des informations sur les cours
2 personnes
Coordonner les spectacles musicaux
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portants pour la logeqté 2
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Amplificateur
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Instruments de musiqueqté 20
Pieds de microqté 20
Boîtiers de voteqté 4
Métronomesqté 4
Piles de rechangeqté 12
Chiffons pour instrumentsqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 6
Saladiersqté 4
Glacièresqté 4
Blocs de glaceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Pupitres de programmeqté 6
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6
Lampes LED de rechangeqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 80
Gants de nettoyageqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez des créneaux distincts pour les cours d’essai, les démonstrations et les échanges avec les musiciens.
Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et préparer la liste des participants au moins quelques jours avant l’événement.
Attribuez chaque zone à un bénévole : accueil, inscriptions, cours d’essai, boissons et accompagnement des visiteurs. Un briefing de 15 à 20 minutes le jour même suffit pour rappeler les horaires et les responsabilités.
Testez les haut-parleurs, microphones, amplificateur et table de mixage avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, ruban adhésif et piles de rechange, car ces petits éléments sont souvent oubliés.
Prévoyez l’installation avant l’arrivée du public : aérez les espaces, placez les tables et chaises, préparez les documents imprimés et refroidissez les boissons au moins 2 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes de fanfare ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Réservez rapidement les espaces, les horaires, les enseignants et les musiciens, puis lancez les invitations et la promotion dès que le programme est confirmé.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes de fanfare ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour les inscriptions et 1 responsable par activité qui se déroule en parallèle. Pour trois zones simultanées, comptez donc au moins 4 à 5 bénévoles afin de gérer aussi les pauses et les imprévus.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture au public ?: Faites une vérification finale 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Contrôlez les réservations, les listes d’instruments, le matériel audio, les documents imprimés, les boissons, les encas et l’état des espaces.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes de fanfare ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour les premières heures, en adaptant la quantité au nombre d’inscrits et à la durée. Ajoutez des verres réutilisables, des tasses, des pichets et une marge de 10 % pour les visiteurs non inscrits.

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