Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de una banda de música
Una jornada de puertas abiertas de una banda combina visitas, clases de prueba, actuaciones y mucha coordinación detrás del escenario. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y los espacios hasta las inscripciones, los voluntarios y la recepción. Reserva tiempo para probar el sonido, afinar los instrumentos y preparar la información que recibirán las visitas. El día del evento, una lista de registro y un equipo informado evitan esperas y preguntas repetidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar espacios y horarios
Contratar a profesores y músicos
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Colgar pósters
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar las clases de prueba
3 personas
Imprimir el programa musical
Imprimir la información para visitantes
Comprobar las reservas
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
Afinar y probar instrumentos
3 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la lista de registro
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de información
3 personas
Preparar la sala de demostración de instrumentos
4 personas
Preparar las clases de música
3 personas
Colocar atriles
2 personas
Dejar listo el material musical
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Abrir las puertas para los visitantes
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Dar visitas guiadas
2 personas
Demostrar los instrumentos
5 personas
Guiar las clases de prueba
5 personas
Dar información sobre las clases
2 personas
Coordinar las actuaciones musicales
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Percheros del vestuariocant. 2
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 10
Equipo
- Altavocescant. 2
- Amplificador
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta americanacant. 4
- Instrumentos musicalescant. 20
- Atrilescant. 20
- Dispositivos de votacióncant. 4
- Metrónomoscant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Paños para instrumentoscant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejascant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubitos de hielocant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 8
- Atriles para programascant. 6
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de mesacant. 6
- Lámparas LED de repuestocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Bolsas de basuracant. 80
- Guantes de limpiezacant. 8
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los horarios de cada espacio con varias semanas de antelación. Deja al menos 30 minutos entre actividades si necesitas mover sillas, atriles o instrumentos.
- Abre el formulario de inscripción antes de empezar la promoción y pregunta por las preferencias dietéticas. Revisa la lista al menos 3 días antes para calcular aperitivos, bebidas, vasos y tazas.
- Haz una prueba completa de altavoces, amplificador, micrófonos, mesa de mezclas y cables el día anterior. Comprueba también las baterías de repuesto y fija los cables que atraviesen zonas de paso.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a franjas horarias: registro, acompañamiento de visitantes, apoyo en las clases de prueba y servicio de bebidas. Entrégales una sesión informativa de 20 minutos antes de abrir.
- Prepara el programa musical y la información para visitantes en papel con tiempo suficiente para corregir errores. Coloca la lista de registro en la entrada y ventila los espacios antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una banda?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar los espacios, contratar a profesores y músicos y preparar la promoción. Cierra inscripciones, dietas y turnos de voluntariado como mínimo 3 días antes.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para la jornada de puertas abiertas?
- Abre el formulario cuando ya estén confirmados la fecha, el programa y los horarios, normalmente 4 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas entre 2 y 3 semanas y descarga la lista definitiva 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo necesito para probar el equipo de sonido y los instrumentos?
- Reserva entre 60 y 90 minutos el día anterior para probar altavoces, amplificador, micrófonos, mesa de mezclas y cables. El día del evento, realiza una comprobación breve de 30 minutos y afina los instrumentos antes de abrir.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Para un grupo pequeño, planifica al menos 1 persona para el registro, 1 para acompañar a las visitas, 1 para las clases de prueba y 1 para bebidas y aperitivos. Añade un coordinador si hay varias salas o actividades simultáneas.
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