Zo organiseer je een muziekveiling zonder losse eindjes

Begin niet met de uitnodigingen, maar met de kavels en de veilingvoorwaarden. Zodra je weet welke muzieklots je aanbiedt, kun je nummers, beschrijvingen, foto’s en startprijzen vastleggen. Daarna regel je de locatie, inschrijvingen, catering en betaalprocedure in één doorlopende planning. Op de veilingdag draait alles om een duidelijke catalogus, goed geteste geluidsapparatuur en een snelle afhandeling van gewonnen kavels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Muzieklots inventariseren
2 personen
5
Kavels nummeren
2 personen
6
Kavels fotograferen
2 personen
7
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
8
Startprijzen vastleggen
2 personen
9
Veilingcatalogus maken
2 personen
10
Catalogus laten drukken
11
Uitnodigingen opstellen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Online aankondiging plaatsen
14
Aanmeldformulier openen
15
Aanmeldingen verwerken
16
Dieetwensen verzamelen
17
Cateringbestelling plaatsen
18
Biedformulieren voorbereiden
2 personen
19
Kavellijsten kopiëren
20
Betaalprocedure klaarzetten
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Apparatuur testen
2 personen
24
Veilingkavels controleren
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Zaal schoonmaken
3 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Informatiebalie inrichten
2 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Kavels uitstallen
3 personen
32
Kavels beveiligen
2 personen
33
Catalogi neerleggen
2 personen
34
Biedkaarten klaarleggen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Microfoon testen
2 personen
37
Muziek voor ontvangst starten
38
Catering klaarzetten
3 personen
39
Kassa en betaalmateriaal controleren
2 personen
40
Veilingteam instrueren
4 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Bezoekers registreren
2 personen
43
Biedkaarten uitgeven
2 personen
44
Kavels toelichten
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Veilingregels aankondigen
49
Eerste veilingronde leiden
2 personen
50
Biedingen registreren
2 personen
51
Verkochte kavels markeren
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Tafels en catering aanvullen
2 personen
54
Tweede veilingronde leiden
2 personen
55
Biedingen registreren
2 personen
56
Verkochte kavels veilig wegzetten
2 personen
57
Betalingen verwerken
3 personen
58
Gewonnen kavels uitgifte
3 personen
59
Avondpauze serveren
2 personen
60
Derde veilingronde leiden
2 personen
61
Biedingen registreren
2 personen
62
Eindbedragen bevestigen
2 personen
63
Laatste betalingen verwerken
3 personen
64
Laatste kavels uitgeven
3 personen
65
Afscheid van bezoekers
2 personen

Nazorg

66
Kavels tellen en controleren
2 personen
67
Kassa afsluiten
2 personen
68
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
69
Catering opruimen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
2 personen
72
Zaal schoonmaken
3 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
74
Kavels veilig opslaan
2 personen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Retourmateriaal verzamelen
2 personen
77
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
78
Onbetaalde kavels nabellen
79
Kaveloverzichten archiveren
80
Verkoopopbrengst afstorten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 6
Balieaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Draaitafel
Versterker
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Projectiescherm
Beamer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Veilingmateriaal

Biedkaartenaantal 80
Kavelbordjesaantal 100
Kavelstickersaantal 120
Clipboardsaantal 12
Biedformulierenaantal 150
Veilingcatalogiaantal 100
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Papieren draagtassenaantal 100
Prijstang
Nummerrollenaantal 2
Kassa
Geldkist
Betaalterminal
Kabelbindersaantal 50

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Scharenaantal 4
Plakbandaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de veilingvoorwaarden vast voordat je de catalogus maakt. Noteer onder meer hoe biedingen verlopen, wanneer een kavel wordt toegewezen en welke betaalmethode je accepteert; zo voorkom je discussie aan de balie.
Werk per kavel met hetzelfde nummer op het kavelbordje, de kavelsticker, de catalogus en het biedformulier. Controleer deze vier plekken uiterlijk de dag vóór de veiling, omdat één verkeerd nummer een betaling of overdracht kan vertragen.
Plan de techniekstest vóór de locatie opengaat. Test draaitafel, versterker, luidsprekers, mengpaneel, laptop en draadloze microfoons samen en leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen klaar; losse onderdelen blijken vaak pas tijdens de opbouw te ontbreken.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het evenement af als je catering bestelt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en bestel niet op basis van alleen het verwachte bezoekersaantal; geregistreerde gasten bepalen de praktischste hoeveelheid.
Maak bij de betaalprocedure onderscheid tussen gewonnen kavel, betaald bedrag en meegegeven kavel. Gebruik biedformulieren en een kaveloverzicht bij de balie, en leg papieren draagtassen klaar zodat de uitgifte niet ophoopt na een populaire biedronde.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een muziekveiling te organiseren?: Reken op minimaal 4 weken voor een kleine muziekveiling en plan de laatste 7 dagen voor catalogus, biedformulieren, catering en techniek. Zet de veilingdatum en locatie als eerste vast; zonder die twee gegevens schuiven alle vervolgtaken op.
Wanneer moet je de catalogus voor een muziekveiling maken?: Maak de catalogus nadat alle kavels zijn geïnventariseerd, gefotografeerd en genummerd en de startprijzen zijn vastgesteld. Laat de catalogus bij voorkeur 10 tot 14 dagen vóór de veiling drukken, zodat er nog tijd is om nummer- of tekstfouten te herstellen.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een muziekveiling?: Plan minimaal één werkende microfoon voor de veilingmeester en houd bij voorkeur één draadloze microfoon als reserve beschikbaar. Test beide samen met de luidsprekers en het mengpaneel vóór opening; een losse microfoon zonder passend kanaal lost niets op.
Wanneer moet je de biedformulieren en biedkaarten klaarleggen?: Maak de formulieren en biedkaarten uiterlijk de dag vóór de veiling compleet en leg ze op volgorde van gebruik klaar. Houd extra pennen en kopieën bij de balie; bij 50 bezoekers zijn 10 tot 20 reserveformulieren een praktische buffer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.