Eine Musikauktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Musikauktion entscheidet die Reihenfolge über einen reibungslosen Ablauf. Zuerst stehen Termin, Location und Auktionsbedingungen fest, danach werden Lose erfasst, fotografiert und beschrieben. Erst wenn Startpreise und Katalog fertig sind, lohnen sich Einladungen und Online-Ankündigung. Kurz vor dem Termin kommen Anmeldungen, Catering, Technik, Gebotsunterlagen und der Zahlungsablauf zusammen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum bestätigen
2
Location reservieren
3
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
4
Musiklötzen inventarisieren
2 Personen
5
Lose nummerieren
2 Personen
6
Lose fotografieren
2 Personen
7
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
8
Startpreise festlegen
2 Personen
9
Auktionskatalog erstellen
2 Personen
10
Katalog drucken lassen
11
Einladungen erstellen
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Online-Ankündigung veröffentlichen
14
Anmeldeformular öffnen
15
Anmeldungen bearbeiten
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Cateringbestellung aufgeben
18
Gebotsformulare vorbereiten
2 Personen
19
Loslisten kopieren
20
Zahlungsablauf vorbereiten
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Geräte testen
2 Personen
24
Auktionslose prüfen
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Saal reinigen
3 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Informationsstand einrichten
2 Personen
30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
31
Lose ausstellen
3 Personen
32
Lose sichern
2 Personen
33
Kataloge auslegen
2 Personen
34
Gebotskarten bereitlegen
2 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Mikrofon testen
2 Personen
37
Musik für den Empfang starten
38
Catering bereitstellen
3 Personen
39
Kasse und Zahlungsmaterial prüfen
2 Personen
40
Auktionsteam instruieren
4 Personen

Event

41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Besucher registrieren
2 Personen
43
Gebotskarten ausgeben
2 Personen
44
Lose erläutern
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Auktionsregeln ankündigen
49
Erste Auktionsrunde leiten
2 Personen
50
Gebote erfassen
2 Personen
51
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
52
Pause ankündigen
53
Tische und Catering auffüllen
2 Personen
54
Zweite Auktionsrunde leiten
2 Personen
55
Gebote erfassen
2 Personen
56
Verkaufte Lose sicher verstauen
2 Personen
57
Zahlungen abwickeln
3 Personen
58
Verteilung der gewonnenen Lose
3 Personen
59
Abendpause servieren
2 Personen
60
Dritte Versteigerungsrunde leiten
2 Personen
61
Gebote erfassen
2 Personen
62
Endbeträge bestätigen
2 Personen
63
Letzte Zahlungen bearbeiten
3 Personen
64
Letzte Lose ausgeben
3 Personen
65
Verabschiedung der Besucher
2 Personen

Nachbereitung

66
Lose zählen und prüfen
2 Personen
67
Kasse abschließen
2 Personen
68
Anlage ausschalten
2 Personen
69
Catering aufräumen
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Abfall sammeln
2 Personen
72
Saal reinigen
3 Personen
73
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
74
Lose sicher verwahren
2 Personen
75
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
76
Rücklaufmaterial sammeln
2 Personen
77
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
78
Unbezahlte Parzellen nachfassen
79
Parzellenübersichten archivieren
80
Verkaufserlös einzahlen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
HockerAnz. 6
EmpfangstresenAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Drehteller
Verstärker
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
Laptop
Projektionsleinwand
Beamer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterienAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Auktionsmaterial

GebotskartenAnz. 80
Parzellen-SchilderAnz. 100
StandetikettenAnz. 120
KlemmbretterAnz. 12
GebotsformulareAnz. 150
AuktionskatalogeAnz. 100
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
PapiertragetaschenAnz. 100
Preiszange
NummernrollenAnz. 2
Kasse
Geldkassette
Kartenterminal
KabelbinderAnz. 50

Geschirr

GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
ScherenAnz. 4
KlebebandAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
WegweiserAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Lose mehrere Wochen vor dem Auktionstermin ein: Nummeriere jedes Los, fotografiere es und schreibe die Beschreibung, bevor du den Auktionskatalog erstellst. So fallen fehlende Angaben früh auf.
Lege Startpreise und Auktionsbedingungen vor dem Versand der Einladungen fest. Gäste sollten wissen, wie geboten wird, wann bezahlt wird und ob erworbene Lose direkt mitgenommen werden.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und prüfe die Anmeldungen fortlaufend. Ernährungswünsche solltest du spätestens bei der Cateringbestellung gesammelt weitergeben, statt sie am Veranstaltungstag zu suchen.
Teste Verstärker, Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Beamer mindestens einmal vorab. Prüfe zusätzlich Verlängerungskabel und Batterien; fehlende Kleinteile bringen den Aufbau oft stärker ins Stocken als die großen Geräte.
Bereite Gebotskarten, Gebotsformulare, Klemmbretter, Stifte und Loslisten in der benötigten Anzahl vor. Kühle die Getränke erst nach dem Technikcheck und öffne die Location mit genug Vorlauf für Aufbau, Losprüfung und Beschilderung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikauktion organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location und Auktionsbedingungen. Die Lose sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin nummeriert, fotografiert und beschrieben sein.
Wann sollte der Auktionskatalog gedruckt werden?: Drucke den Katalog erst, wenn Lose, Beschreibungen und Startpreise vollständig geprüft sind. Plane dafür mindestens 7 bis 10 Tage vor der Auktion ein, damit Korrekturen noch möglich sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Musikauktion?: Rechne für Möbel, Empfang, Lospräsentation, Beschilderung und Technik mit mindestens 3 Stunden Aufbauzeit. Plane zusätzlich 30 bis 45 Minuten für den vollständigen Geräte- und Mikrofontest ein.
Wie bereitet man die Zahlung bei einer Musikauktion vor?: Lege den Zahlungsablauf spätestens eine Woche vorher fest und bereite Gebotsformulare sowie Loslisten vor. Halte am Veranstaltungstag pro verkauftem Los eine klare Zuordnung von Losnummer, Käufer und Betrag fest.

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