Cómo organizar una subasta de música sin perder el control

Una subasta de música necesita dos preparativos paralelos: presentar bien cada lote y conseguir que las pujas fluyan sin dudas. Empieza cerrando la fecha y el lugar, después inventaría, numera y fotografía el material antes de redactar el catálogo. Mientras se abren las inscripciones, deja por escrito las condiciones, los precios de salida y el procedimiento de pago. El día del evento, prueba el sonido, comprueba los lotes y prepara una mesa de registro visible.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha de la subasta
2
Reservar el lugar
3
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
4
Inventariar el lote de música
2 personas
5
Numerar los lotes
2 personas
6
Fotografiar las parcelas
2 personas
7
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
8
Fijar precios de salida
2 personas
9
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
10
Mandar imprimir el catálogo
11
Redactar invitaciones
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar el anuncio en línea
14
Abrir el formulario de inscripción
15
Gestionar inscripciones
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Realizar el pedido de catering
18
Preparar los formularios de puja
2 personas
19
Copiar las listas de lotes
20
Preparar el procedimiento de pago
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Probar el equipo
2 personas
24
Comprobar los lotes de la subasta
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Limpiar la sala
3 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Montar el mostrador de información
2 personas
30
Montar el mostrador de registro
2 personas
31
Exponer los lotes
3 personas
32
Asegurar los lotes
2 personas
33
Colocar los catálogos
2 personas
34
Preparar las tarjetas de puja
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar el micrófono
2 personas
37
Empezar la música de bienvenida
38
Preparar la restauración
3 personas
39
Comprobar la caja y el material de pago
2 personas
40
Instruir al equipo de la subasta
4 personas

Evento

41
Recibir a los visitantes
3 personas
42
Registrar a los visitantes
2 personas
43
Repartir tarjetas de puja
2 personas
44
Explicar los lotes
45
Servir café y té
2 personas
46
Servir aperitivos
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Anunciar las normas de la subasta
49
Dirigir la primera ronda de subasta
2 personas
50
Registrar pujas
2 personas
51
Marcar los lotes vendidos
2 personas
52
Anunciar el descanso
53
Reponer las mesas y el catering
2 personas
54
Dirigir la segunda ronda de la subasta
2 personas
55
Registrar pujas
2 personas
56
Guardar los lotes vendidos en un lugar seguro
2 personas
57
Procesar pagos
3 personas
58
Entrega de lotes ganados
3 personas
59
Servir el descanso de la tarde
2 personas
60
Dirigir la tercera ronda de la subasta
2 personas
61
Registrar pujas
2 personas
62
Confirmar importes finales
2 personas
63
Procesar los últimos pagos
3 personas
64
Entregar los últimos lotes
3 personas
65
Despedida de los visitantes
2 personas

Seguimiento

66
Contar y comprobar los lotes
2 personas
67
Cerrar la caja
2 personas
68
Apagar el sistema de sonido
2 personas
69
Recoger el catering
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
2 personas
72
Limpiar la sala
3 personas
73
Recoger mesas y sillas
3 personas
74
Almacenar los lotes de forma segura
2 personas
75
Cerrar el recinto
2 personas
76
Recoger el material de devolución
2 personas
77
Devolver el equipo prestado
2 personas
78
Llamar a los lotes impagados
79
Archivar los resúmenes de lotes
80
Ingresar los ingresos de ventas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetescant. 6
Mostradorcant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Tocadiscos
Amplificador
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Pantalla de proyección
Proyector
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Material de subasta

Tarjetas de pujacant. 80
Carteles de lotecant. 100
Pegatinas de lotescant. 120
Portapapelescant. 12
Formularios de pujacant. 150
Catálogos de subastacant. 100
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bolsas de papel con asascant. 100
Pinza de precios
Rollos numeradoscant. 2
Caja registradora
Caja registradora
Terminal de pago
Bridascant. 50

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tijerascant. 4
Cinta adhesivacant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Carteles direccionalescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las condiciones antes de publicar la convocatoria: define cómo se puja, cuándo termina cada lote, qué ocurre en caso de empate y cuándo se paga. Si falta una regla, la duda aparecerá justo durante la puja.
Numera los lotes de forma consecutiva y usa el mismo número en las fotografías, el catálogo, los carteles y los formularios. Haz una comprobación final lote por lote antes de abrir la ubicación.
Prepara el catálogo cuando el inventario esté cerrado, no antes. Incluye una descripción concreta, el precio de salida y una imagen por lote; imprimirlo demasiado pronto obliga a corregir datos o trabajar con versiones distintas.
Prueba tocadiscos, amplificador, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, portátil y proyector al menos el día anterior. Lleva cables, regletas, baterías y alargadores revisados: suelen faltar cuando el montaje ya ha empezado.
Separa el registro, las tarjetas de puja, los formularios, los bolígrafos y el material de entrega en mesas distintas. Enfría las bebidas con antelación y confirma las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido de catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar una subasta de música?: Reserva el lugar y confirma la fecha al menos 6 semanas antes. Deja cerrados el inventario, los números de lote y el catálogo como mínimo 2 semanas antes, para que las invitaciones y el anuncio no salgan con información provisional.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones de una subasta de música?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Fija una fecha límite de inscripción 5 días antes para poder confirmar asistentes, preferencias dietéticas y el pedido de catering.
¿Qué información debe tener cada lote de música?: Cada lote debe incluir un número único, una descripción clara, una fotografía y un precio de salida. Comprueba que los cuatro datos coincidan en el catálogo, el cartel del lote y el formulario de puja antes de imprimir.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación breve al abrir el lugar. Prueba el tocadiscos, el amplificador, los altavoces y los micrófonos con las conexiones que usarás durante la subasta.

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