Een dansvoorstelling organiseren: zo pak je het aan
Begin met de datum, locatie en deelnemende dansgroepen. Werk daarna naar een vast programma toe en verzamel vroeg alle gegevens, muziekbestanden en technische wensen. Zodra de kaartverkoop loopt, plan je publieksindeling, catering en programmaboekjes. In de laatste week draait alles om testen en controleren: van dansvloer en lichtplan tot kleding, attributen en de laadruimte. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, verkeerd muziekbestand of te late reservering de voorstelling vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Dansgroepen bevestigen
2 personen
- 3
Voorstellingsprogramma maken
2 personen
- 4
Deelnemersgegevens verzamelen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Kaartverkoop bijhouden
2 personen
- 9
Programmaboekjes ontwerpen
- 10
Programmaboekjes drukken
- 11
Reserveringen bevestigen
- 12
Catering bestellen
2 personen
- 13
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 14
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 15
Muziekbestanden testen
2 personen
- 16
Dansvloer controleren
2 personen
- 17
Kleding en attributen controleren
3 personen
- 18
Lichtplan maken
2 personen
- 19
Publieksindeling maken
2 personen
- 20
Medewerkersbriefing maken
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Materialen verzamelen
3 personen
Event
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Laadruimte vrijmaken
2 personen
- 26
Materialen uitladen
4 personen
- 27
Dansvloer schoonmaken
2 personen
- 28
Publieksstoelen opstellen
4 personen
- 29
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
- 30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 31
Decoratie ophangen
3 personen
- 32
Garderobe inrichten
2 personen
- 33
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
- 34
Microfoons aansluiten
2 personen
- 35
Verlichting opstellen
2 personen
- 36
Techniek testen
3 personen
- 37
Muziekvolgorde klaarzetten
- 38
Kleedkamers inrichten
3 personen
- 39
Kostuums klaarleggen
3 personen
- 40
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
- 41
Catering klaarzetten
3 personen
- 42
Dranken koud zetten
2 personen
- 43
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 44
Entree en route controleren
2 personen
- 45
Artiesten ontvangen
2 personen
- 46
Artiesten registreren
2 personen
- 47
Publiek ontvangen
4 personen
- 48
Kaarten controleren
2 personen
- 49
Programma's uitdelen
2 personen
- 50
Garderobe bemannen
2 personen
- 51
Openingswoord verzorgen
- 52
Eerste dansblok begeleiden
3 personen
- 53
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Tweede dansblok begeleiden
3 personen
- 56
Kleedkamers controleren
2 personen
- 57
Avondcatering serveren
4 personen
- 58
Dranken bijvullen
2 personen
- 59
Publieksruimte controleren
2 personen
- 60
Derde dansblok begeleiden
3 personen
- 61
Slotwoord verzorgen
- 62
Publiek uitgeleiden
3 personen
- 63
Garderobe afhandelen
2 personen
- 64
Artiesten begeleiden
2 personen
- 65
Restanten veilig opbergen
2 personen
- 66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Nazorg
- 67
Decoratie verwijderen
3 personen
- 68
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 69
Servies verzamelen
3 personen
- 70
Servies afwassen
3 personen
- 71
Afval verzamelen
3 personen
- 72
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
- 73
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
- 74
Dansvloer schoonmaken
2 personen
- 75
Techniek afbreken
3 personen
- 76
Materialen inladen
4 personen
- 77
Locatie afsluiten
2 personen
- 78
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 79
Overgebleven catering opruimen
2 personen
- 80
Kostuums en rekwisieten terugbrengen
2 personen
- 81
Onkosten en bonnetjes verwerken
- 82
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Publieksstoelenaantal 110
- Klaptafelsaantal 8
- Ontvangstbalie
- Garderoberekkenaantal 4
- Kleedkamerstoelenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Laptop
- USB-back-upaantal 2
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Gaffer tapeaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtfiltersaantal 12
Decoratie
- Theatergordijnenaantal 2
- Decoratiedoekaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 30
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 120
- Dessertbordjesaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Serveerschalenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handschoenenaantal 12
- Wasmandenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Programmaboekjesaantal 130
- Toegangskaartenaantal 120
- Registratieformulierenaantal 40
- Pennenaantal 20
- Plakbriefjesaantal 6
Kleding
- Kledinghoezenaantal 40
- Kledinghangersaantal 80
- Spiegelsaantal 4
- Kledingborstelsaantal 4
Overig
- Rekwisietenbakkenaantal 8
- Opbergboxenaantal 10
- Steekwagensaantal 2
- Veiligheidsscharenaantal 4
Tips
- Leg technische wensen en muziekbestanden uiterlijk twee weken voor de voorstelling vast. Test elk bestand op de laptop en bewaar de volledige set ook op een USB-back-up, zodat je niet afhankelijk bent van één apparaat.
- Maak de publieksindeling zodra de reserveringen binnenkomen. Houd naast publieksstoelen ook ruimte vrij voor de ontvangstbalie, garderoberekken, looppaden en eventuele rolstoelplaatsen.
- Plan de medewerkersbriefing op de dag zelf ongeveer 90 minuten vóór publieksontvangst. Bespreek dan onder meer de publieksingang, kleedkamers, microfoons, programmaboekjes en wie de voorstelling technisch start.
- Controleer de dansvloer, kleding en attributen minimaal één dag vooraf en nogmaals vóór de deuren openen. Markeer kabels met gaffer tape en leg stekkerdozen en verlengkabels klaar voordat de lichtstatieven worden geplaatst.
- Bestel catering en drukwerk pas nadat het aantal deelnemers en reserveringen is gecontroleerd, maar doe dat niet later dan zeven dagen vooraf. Koel dranken op tijd en zet kopjes, glazen en dessertbordjes op een vaste uitgifteplek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een dansvoorstelling?
- Begin minstens acht weken vooraf met datum, locatie en dansgroepen. Plan technische tests, catering en programmaboekjes uiterlijk één tot twee weken voor de voorstelling.
- Wanneer moet je muziek voor een dansvoorstelling aanleveren?
- Verzamel alle muziekbestanden uiterlijk twee weken vooraf. Test ze daarna op de gebruikte laptop en controleer op de dag zelf nog één keer de afspeelvolgorde.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een dansvoorstelling?
- Reserveer minimaal vier uur voor stoelen, ontvangstbalie, garderobe, licht, geluid en decor. Plan daarnaast 60 tot 90 minuten voor een volledige technische en praktische controle vóór het publiek binnenkomt.
- Wanneer bestel je catering voor een dansvoorstelling?
- Bevestig de catering ongeveer zeven dagen vooraf, nadat deelnemers en reserveringen zijn geteld. Controleer dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf, zodat de bestelling nog kan worden aangepast.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!