Dansvoorstelling organiseren: checklist van planning tot applaus

Een dansvoorstelling vraagt meer dan een programma en een podium. Je moet dansgroepen, deelnemersgegevens, kaartverkoop, muziek, licht, kleding en publieksindeling op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg daarna het programma en de praktische afspraken vast. In de laatste week verschuift de aandacht naar testen, drukken, koelen en briefen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details vaak pas op de voorstellingsdag problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Dansgroepen bevestigen
2 personen
Voorstellingsprogramma maken
2 personen
Deelnemersgegevens verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kaartverkoop bijhouden
2 personen
Programmaboekjes ontwerpen
Programmaboekjes drukken
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden testen
2 personen
Dansvloer controleren
2 personen
Kleding en attributen controleren
3 personen
Lichtplan maken
2 personen
Publieksindeling maken
2 personen
Medewerkersbriefing maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laadruimte vrijmaken
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Dansvloer schoonmaken
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting opstellen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Muziekvolgorde klaarzetten
Kleedkamers inrichten
3 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Entree en route controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten registreren
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste dansblok begeleiden
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede dansblok begeleiden
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Avondcatering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Derde dansblok begeleiden
3 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Garderobe afhandelen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Dansvloer schoonmaken
2 personen
Techniek afbreken
3 personen
Materialen inladen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Kostuums en rekwisieten terugbrengen
2 personen
Onkosten en bonnetjes verwerken
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Laptop
USB-back-upaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Lichtfiltersaantal 12

Decoratie

Theatergordijnenaantal 2
Decoratiedoekaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 6

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 130
Toegangskaartenaantal 120
Registratieformulierenaantal 40
Pennenaantal 20
Plakbriefjesaantal 6

Kleding

Kledinghoezenaantal 40
Kledinghangersaantal 80
Spiegelsaantal 4
Kledingborstelsaantal 4

Overig

Rekwisietenbakkenaantal 8
Opbergboxenaantal 10
Steekwagensaantal 2
Veiligheidsscharenaantal 4

Tips

Plan de technische test uiterlijk 1 à 2 weken voor de voorstelling. Controleer elk muziekbestand op de laptop, bewaar een USB-back-up en test speakers, mengpaneel, microfoons en kabels op de locatie.
Zet programmaboekjes niet pas op de dag zelf klaar. Ontwerp ze nadat het programma definitief is en laat ze enkele dagen vóór de voorstelling drukken, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Vraag dieetwensen en deelnemersgegevens tegelijk op bij de aanmelding. Sluit deze inventarisatie minimaal 1 week vooraf af, zodat catering en naamkaartjes niet op losse aannames zijn gebaseerd.
Maak voor medewerkers een tijdschema met openen van de locatie, vrijmaken van de laadruimte, ontvangst, garderobe, kleedkamers en publieksbegeleiding. Plan de briefing vóór de eerste dansers arriveren.
Loop de zaal minstens 2 uur vóór publiekstoegang na: staan alle stoelen en pijlborden goed, is de dansvloer vrij, zijn dranken gekoeld en liggen kleding, attributen en technische materialen op hun vaste plek?

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansvoorstelling organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig daarna de dansgroepen, maak het programma en start de kaartverkoop; reserveer de laatste week voor drukken, testen en briefen.
Wanneer moet ik muziek voor een dansvoorstelling aanleveren?: Verzamel alle muziekbestanden uiterlijk 2 weken voor de voorstelling. Test ze daarna op de gebruikte laptop en geluidsinstallatie en neem een USB-back-up mee naar de locatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een dansvoorstelling op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor zaalopstelling, techniek, licht, ontvangst en controle van de dansvloer. Bij veel groepen of decor reken je beter 3 tot 4 uur, exclusief repetities.
Wanneer moet de catering voor een dansvoorstelling geregeld zijn?: Bestel de catering minstens 1 week vooraf, nadat dieetwensen en het verwachte aantal gasten zijn verwerkt. Koel dranken op de voorstellingsdag op tijd en controleer of kopjes, glazen en bordjes klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.