Checklist muziektheatervoorstelling organiseren

Een muziektheatervoorstelling vraagt om meer dan een script, spelers en een podium. Je moet repetities, auteursrechten, techniek, decor, kostuums, kaartverkoop en publieksontvangst in één planning laten samenkomen. Begin met datum, programma en zaal, en werk daarna toe naar een definitief script, technische plannen en bevestigde contracten. Deze checklist bevat 83 taken en 58 spullen, zodat je ook zaken als headsetmicrofoons, kabelgoten, garderoberekken en bezoekersinformatie op tijd regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
Auteursrechten aanmelden
Verzekering controleren
Artiestencontracten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Repetities inplannen
2 personen
Script definitief maken
2 personen
Muziekpartijen controleren
2 personen
Decorontwerp uitwerken
2 personen
Kostuums samenstellen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Geluidsplan uitwerken
2 personen
Podiumindeling tekenen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
Programma afdrukken
2 personen
Entree- en garderobebordjes maken
Medewerkersrooster maken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Decor plaatsen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Nooduitgangen controleren
Techniek testen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden programmeren
2 personen
Muziekcues controleren
2 personen
Generale repetitie uitvoeren
8 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Tickets controleren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling aankondigen
Licht en geluid bedienen
3 personen
Decorwissels uitvoeren
3 personen
Rekwisieten wisselen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Applausmoment begeleiden
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decor afbouwen
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Theaterstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 12
Kleedkamerrekkenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Podiumgordijnenaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 12
Plantenaantal 8
Fotolijstjesaantal 4

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 6
Headsetmicrofoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekspeler
Laptop
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Intercomsetsaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20

Verlichting

Theaterspotsaantal 12
LED-parrenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Werklampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 180
Schotelsaantal 180
Gebaksbordenaantal 220
Theelepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Buffetbakkenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het script en de muziekpartijen uiterlijk 6 tot 8 weken voor de première definitief vast. Kostuums, decorpanelen en rekwisieten kunnen pas efficiënt worden afgestemd als de speelversie niet meer verandert.
Plan repetities niet alleen met de spelers, maar reserveer ook minimaal één aparte technische repetitie voor licht, geluid en podiumindeling. Test daarbij de mengtafel, draadloze microfoons, headsetmicrofoons en monitorluidsprekers in de zaal.
Controleer vergunningen, auteursrechten, verzekering en artiestencontracten voordat de kaartverkoop opent. Reken voor deze administratieve controle op minstens 2 weken, omdat ontbrekende goedkeuringen de voorstelling kunnen vertragen.
Maak voor de opbouw een zaalplan met podiumdelen, podiumtrap, stoelen, garderoberekken en kabelgoten. Plan de technische opbouw minimaal 4 uur voor aanvang, zodat licht en geluid nog kunnen worden getest voordat bezoekers binnenkomen.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling. Vermeld daarin de aanvangstijd, entree, garderobe, bereikbaarheid, eventuele dieetwensen bij ontvangst en hoe reserveringen worden bevestigd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziektheatervoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en contracten. Reserveer de laatste 6 tot 8 weken voor repetities, techniek, kaartverkoop en publieksinformatie.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een muziektheatervoorstelling openen?: Open de kaartverkoop ongeveer 6 tot 8 weken voor de voorstelling, zodra datum, zaal en programma vaststaan. Bevestig reserveringen wekelijks en stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische opbouw van een muziektheatervoorstelling?: Plan minimaal 4 uur voor podium, licht en geluid, plus tijd voor een technische doorloop. Bij meerdere microfoons, monitorluidsprekers en decorwissels is een volledige dag opbouw veiliger.
Wanneer moet het script van een muziektheatervoorstelling definitief zijn?: Maak het script en de muziekpartijen uiterlijk 6 tot 8 weken voor de première definitief. Zo kunnen spelers repeteren en kunnen lichtplan, geluidsplan, kostuums en decor daarop worden afgestemd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.