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Musiktheateraufführung organisieren: die Checkliste

Eine Musiktheateraufführung braucht früh klare Zuständigkeiten: Saal, Programm, Rechte, Verträge und Versicherung sollten zuerst feststehen. Danach folgen Proben, Bühnenbild, Kostüme, Requisiten sowie Licht- und Tontechnik. Plane außerdem Zeit für Ticketverkauf, Besucherinformationen und den Einlass ein. Die Checkliste ordnet die 83 Aufgaben und 58 benötigten Dinge so, dass kurz vor der Aufführung keine entscheidenden Details fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Urheberrechte anmelden

  • Versicherung prüfen

  • Künstlerverträge bestätigen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Proberaum reservieren

  • Proben einplanen

    2 Personen

  • Drehbuch finalisieren

    2 Personen

  • Musikpartituren prüfen

    2 Personen

  • Dekorentwurf ausarbeiten

    2 Personen

  • Kostüme zusammenstellen

    3 Personen

  • Requisiten sammeln

    2 Personen

  • Lichtkonzept ausarbeiten

    2 Personen

  • Beschallungskonzept ausarbeiten

    2 Personen

  • Bühnenaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf eröffnen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen bestätigen

    2 Personen

  • Besucherinformationen versenden

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Einlass- und Garderobenschilder anfertigen

  • Mitarbeiterplan erstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufstellen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

  • Technik testen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtstimmungen programmieren

    2 Personen

  • Musik-Cues kontrollieren

    2 Personen

  • Generalprobe durchführen

    8 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    3 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Vorstellung ankündigen

  • Licht und Ton bedienen

    3 Personen

  • Dekowechsel durchführen

    3 Personen

  • Requisiten austauschen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Publikum zurück in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Applausmoment begleiten

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • BühnentreppeAnz. 2
  • TheaterstühleAnz. 180
  • KlappischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 4
  • HockerAnz. 12
  • UmkleideracksAnz. 6

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • BühnengardinenAnz. 2
  • DekorplattenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • GirlandenAnz. 12
  • PflanzenAnz. 8
  • FotorahmenAnz. 4

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 6
  • Headset-MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 6
  • Musikplayer
  • Laptop
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 4
  • Intercom-SetsAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 20

Beleuchtung

  • TheaterscheinwerferAnz. 12
  • LED-PAR-ScheinwerferAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • Lichtcontroller
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • NotbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 180
  • ServierplattenAnz. 180
  • KuchenplattenAnz. 220
  • TeelöffelAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • BuffetbehälterAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Saal zuerst fest. Prüfe Genehmigungen, Urheberrechte und Versicherung, bevor du Verträge mit Künstlern endgültig bestätigst.
  • Sammle die technischen Anforderungen spätestens vor der ersten Bühnenprobe. Zeichne die Bühnenaufteilung und kläre früh, wo Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Scheinwerfer und Kabelkanäle stehen.
  • Reserviere den Proberaum und trage alle Proben verbindlich ein. Plane zusätzlich mindestens einen Termin ein, an dem Bühnenbewegungen, Kostüme, Requisiten sowie Licht und Ton gemeinsam getestet werden.
  • Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplätze, Reservierungen und Besucherinformationen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und bestätige Reservierungen einige Tage vor der Aufführung.
  • Bereite Programm, Einlass- und Garderobenschilder nicht erst am Veranstaltungstag vor. Drucke das Programm nach der finalen Fassung und stelle Theaterstühle, Garderobenständer und Umkleideracks vor dem Einlass auf.

Häufige Fragen

Wann sollte ich eine Musiktheateraufführung organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, bei neuen Produktionen besser 4 bis 6 Monate vorher. Saal, Rechte, Verträge und Proben brauchen deutlich mehr Vorlauf als Dekoration oder gedruckte Programme.
Wie viele Proben braucht eine Musiktheateraufführung?
Plane mindestens 6 bis 10 Proben ein, abhängig von Länge, Besetzung und Musikumfang. Zusätzlich sollte mindestens eine vollständige Durchlaufprobe mit Bühnenbild, Kostümen, Licht und Ton stattfinden.
Wann soll der Ticketverkauf für eine Musiktheateraufführung starten?
Starte den Verkauf idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Vorher müssen Saalplan, Preise, Reservierungen und die wichtigsten Besucherinformationen festgelegt sein.
Was muss am Tag der Musiktheateraufführung zuerst passieren?
Beginne 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass mit Bühnenaufbau, Technik-Check und Garderobe. Plane danach mindestens 60 Minuten für Soundcheck, Lichtprobe, Kostümwechsel und eine kurze Sicherheitskontrolle ein.

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