Checklist pour organiser un spectacle de théâtre musical

Un spectacle de théâtre musical demande de coordonner la scène, la musique, les artistes et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, le programme et la salle, puis vérifiez les autorisations, les droits d’auteur, l’assurance et les contrats. Les répétitions, le script, les costumes, le décor, le son et l’éclairage doivent ensuite avancer ensemble. Enfin, prévoyez la billetterie, les besoins alimentaires, les informations aux visiteurs et la signalétique avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
Vérifier les autorisations
Déclarer les droits d'auteur
Vérifier l’assurance
Confirmer les contrats des artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Planifier les répétitions
2 personnes
Finaliser le script
2 personnes
Vérifier les parties de musique
2 personnes
Élaborer le design du décor
2 personnes
Assembler les costumes
3 personnes
Rassembler les accessoires
2 personnes
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
Élaborer le plan sonore
2 personnes
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Imprimer le programme
2 personnes
Créer les panneaux d’entrée et du vestiaire
Établir le planning du personnel
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
Tester la technique
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
Vérifier les cues musicales
2 personnes
Effectuer la répétition générale
8 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Installer les accessoires
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Annoncer le spectacle
Gérer la lumière et le son
3 personnes
Effectuer les changements de décor
3 personnes
Changer les accessoires
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Chaises de théâtreqté 180
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 4
Tabouretsqté 12
Portants de logeqté 6

Décoration

Fond de scène
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Nappesqté 8
Guirlandesqté 12
Plantesqté 8
Cadres photoqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 6
Microphones casqueqté 8
Pieds de microqté 6
Lecteur audio
Ordinateur portable
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Interphonesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 12
Projecteurs LED PARqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 4
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 220
Tasses à caféqté 180
Plateauxqté 180
Assiettes à gâteauqté 220
Cuillères à caféqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs à buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la salle de répétition dès que la date est fixée. Prévoyez au moins deux créneaux de répétition supplémentaires pour absorber les retards de script, de musique ou de mise en scène.
Demandez les besoins techniques des artistes avant de finaliser le plan de scène. Vérifiez notamment le nombre de microphones, de retours, de prises électriques et de rallonges nécessaires.
Testez le son et l’éclairage dans la salle, pas seulement sur plan. Réservez plusieurs heures avant l’ouverture pour installer la table de mixage, les haut-parleurs, les projecteurs et les câbles.
Ne remettez pas la billetterie et les invitations à la dernière semaine. Envoyez les informations pratiques aux visiteurs au moins 5 jours avant le spectacle, avec l’horaire, l’accès et les consignes d’accueil.
Préparez le programme, les panneaux d’entrée et le vestiaire avant l’arrivée du public. Comptez les chaises, les portants et les tables sur place et gardez une marge pour les artistes, l’équipe et les visiteurs à besoins particuliers.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de théâtre musical ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois, surtout si le spectacle implique des droits d’auteur, plusieurs artistes et une technique complète. Les contrats, la salle et les autorisations doivent être lancés en premier.
Quand réserver la salle pour un spectacle de théâtre musical ?: Réservez-la dès que la date et la durée du programme sont suffisamment définies, de préférence au moins 3 mois à l’avance. Demandez aussitôt les horaires d’accès pour le montage, les répétitions et le démontage.
Combien de répétitions prévoir pour un spectacle de théâtre musical ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 répétitions, puis une répétition technique dans la salle. Ajoutez une répétition générale complète dans les 24 à 48 heures précédant la représentation.
Quand ouvrir la billetterie d’un spectacle de théâtre musical ?: Ouvrez-la généralement 4 à 8 semaines avant le spectacle, dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés. Envoyez les informations pratiques aux personnes inscrites au plus tard 5 jours avant l’événement.

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