Checklist voor een muziekpubquiz organiseren

Een muziekpubquiz staat of valt met voorbereiding achter de schermen. Leg eerst datum en locatie vast, bouw daarna de quizrondes en controleer elk antwoord voordat je iets print. Regel vervolgens de deelnemers, teams, jury en prijzen. Op de dag zelf draait het vooral om een geteste geluidsset, een duidelijk beeldscherm en een jurytafel met al het materiaal binnen handbereik. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke praktische zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Quizdatum vastleggen
2 personen
Quizrondes samenstellen
2 personen
Muziekfragmenten selecteren
2 personen
Antwoorden controleren
2 personen
Vragen en antwoorden printen
Antwoordformulieren printen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Deelnemerslijst maken
Juryrooster maken
Prijzen inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Muziekbestanden klaarzetten

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Beeldscherm aansluiten
Quizmateriaal klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Inchecktafel bemannen
2 personen
Teams ontvangen
2 personen
Quizregels uitleggen
Quizrondes presenteren
2 personen
Muziekfragmenten afspelen
Antwoordformulieren innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Tussenstanden bekendmaken
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Jurytafel
Inchecktafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Muziekpostersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Naambordjesaantal 70

Apparatuur

Laptop
Laptops voor juryaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Beeldscherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Muziekafstandsbediening
Timeraantal 2
Rekenmachinesaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Batterijlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Test laptop, speakers, microfoons, beeldscherm, HDMI-kabels en verlengkabels uiterlijk 2 dagen vooraf samen. Controleer ook het volume van muziekfragmenten en of alle bestanden zonder internetverbinding afspelen.
Maak quizrondes pas definitief nadat alle antwoorden zijn nagekeken. Print daarna zowel de vragen en antwoorden als de antwoordformulieren, en leg per team minstens één formulier klaar plus enkele reserve-exemplaren.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de quiz definitief. Deel teams vooraf in, zodat de inchecktafel niet tegelijk namen moet zoeken en groepen moet samenstellen.
Plan minimaal 2 juryleden per ronde of maak een juryrooster met duidelijke wisselmomenten. Leg rekenmachines, een timer, muziekafstandsbediening en reservepennen bij de jurytafel, niet verspreid over de ruimte.
Open de locatie minstens 90 minuten voor aanvang. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna de jurytafel en inchecktafel in, sluit het geluid en beeld aan en leg quizmateriaal en prijzen pas daarna klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekpubquiz organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Stel de quizrondes en muziekfragmenten uiterlijk 2 weken voor de avond samen, zodat je nog tijd hebt om antwoorden te controleren en materiaal te printen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een muziekpubquiz klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten opbouwtijd op locatie. Daarin zet je tafels en stoelen, richt je de jurytafel in, sluit je geluidsapparatuur en beeldscherm aan en test je alle fragmenten.
Hoeveel quizvragen heb je nodig voor een muziekpubquiz?: Plan per ronde het aantal vragen dat in je format past en reserveer enkele extra vragen voor een eventuele tiebreaker. Controleer alle antwoorden minstens één keer voordat je de definitieve formulieren print.
Wanneer deel je teams in voor een muziekpubquiz?: Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en deel de teams daarna in. Houd op de avond zelf alleen ruimte voor kleine wijzigingen, zodat de incheck niet vertraagt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.