Zo organiseer je een muziekfestival

Een muziekfestival organiseren begint niet met het boeken van een artiest, maar met de combinatie van datum, locatie, vergunningen en capaciteit. Leg daarna de productie vast: podium, geluid, licht, stroom, toiletten, beveiliging en EHBO moeten op elkaar aansluiten. Pas als het programma en de publieksstromen duidelijk zijn, kun je gericht promotie voeren en vrijwilligers indelen. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, een bruikbaar draaiboek en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering afsluiten
4
Artiesten boeken
2 personen
5
Artiestencontracten bevestigen
6
Geluidsbedrijf reserveren
7
Lichtbedrijf reserveren
8
Beveiliging reserveren
9
EHBO regelen
10
Toiletten reserveren
11
Catering reserveren
2 personen
12
Parkeerplaatsen vastleggen
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Festivalnaam en huisstijl maken
2 personen
15
Promotieplan uitwerken
2 personen
16
Evenementpagina publiceren
17
Uitnodigingen versturen
2 personen
18
Socialmediacampagne starten
2 personen
19
Aanmeldingen verwerken
2 personen
20
Dieetwensen verzamelen
21
Vrijwilligers werven
2 personen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Draaiboek afdrukken
24
Artiesteninformatie versturen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen inkopen
3 personen
27
Materialen controleren
3 personen
28
Locatie markeren
3 personen
29
Terrein schoonmaken
4 personen
30
Podium en tenten opbouwen
6 personen
31
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
32
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
33
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
34
Publiekshekken plaatsen
4 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Bar en uitgiftepunten inrichten
4 personen
37
Foodstands inrichten
4 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Wegwijzers plaatsen
2 personen
40
EHBO-post inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen

Event

42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Soundcheck begeleiden
3 personen
44
Kassa en polsbandjes klaarzetten
3 personen
45
Publieksingang openen
4 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Programma aankondigen
48
Dranken serveren
5 personen
49
Hapjes en maaltijden serveren
6 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
53
Publieksruimte schoonhouden
3 personen
54
Artiesten backstage verzorgen
2 personen
55
Optredens begeleiden
2 personen
56
Verlichting bedienen
57
Geluidsniveau controleren
58
Laatste optreden afsluiten
2 personen
59
Uitgang begeleiden
4 personen
60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
3 personen
63
Afval verzamelen
5 personen
64
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
65
Terrein opruimen
6 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Podium en tenten afbreken
6 personen
68
Geluidsapparatuur laten ophalen
2 personen
69
Lichtapparatuur laten ophalen
2 personen
70
Hekken en toiletten laten ophalen
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Verloren voorwerpen verwerken
74
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barbladenaantal 4
Backstagetafelsaantal 4
Backstagebankenaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 6
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Monitorboxenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Muziekinstrumenten
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Aggregaat
Kassa-apparatenaantal 2
Pinapparatenaantal 3
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Podiumlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 12
Bouwlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Serveerbestekaantal 12
Koelroostersaantal 6

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Polsbandjesaantal 500

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stoffer en blikaantal 6
Bezemaantal 6
Dweilsetsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Schoonmaakkaraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie als eerste vast en controleer direct welke vergunningen, verzekering en geluidsafspraken nodig zijn. Reken daarna terug vanaf de festivaldag: reserveer techniek, beveiliging, EHBO, toiletten en catering niet pas wanneer de promotie al loopt.
Boek artiesten pas definitief nadat contracten, speeltijden, technische wensen en backstage-afspraken zijn bevestigd. Stuur artiesteninformatie uiterlijk één week voor het festival naar alle betrokkenen, zodat het geluidsbedrijf weet welke microfoons, DI-boxen en monitorboxen nodig zijn.
Plan stroom en kabels samen met geluid en licht. Bepaal vooraf waar het aggregaat, de stekkerdozen en kabelgoten komen en laat verlengkabels niet over looproutes liggen; markeer alle kabelovergangen vóór de opbouw.
Maak de publieksindeling op papier voordat je materialen huurt. Zet podium, bar, partytenten, biertafels, stoelen, toiletten en parkeerplaatsen in één plattegrond en wijs per onderdeel één verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Controleer de weersverwachting vanaf 7 dagen voor het festival dagelijks en neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over tenten, bescherming van apparatuur en kleding voor medewerkers. Druk het draaiboek af en leg een exemplaar backstage, bij de productie en bij de beveiliging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf, vooral als je artiesten, een locatie en vergunningen nodig hebt. Plan de belangrijkste reserveringen in de eerste 8 weken en werk de productie daarna per maand verder uit.
Wanneer moet je een vergunning voor een muziekfestival aanvragen?: Controleer de aanvraagtermijn direct nadat de locatie is vastgelegd; gemeenten hanteren vaak meerdere weken tot enkele maanden. Dien de aanvraag in vóór je promotie start en bewaar vergunning, plattegrond en veiligheidsinformatie bij het draaiboek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekfestival?: Dat hangt af van bezoekersaantal, openingstijden en het aantal zones. Werk met minimaal één verantwoordelijke per taakgebied en plan extra mensen voor opbouw, publieksontvangst, backstage, bar, afval en afbouw; maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet je geluid en licht voor een muziekfestival regelen?: Reserveer geluids- en lichtbedrijven direct na het vastleggen van datum en locatie, bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Geef uiterlijk 2 weken voor het festival het programma en de technische informatie door en plan een definitieve controle in de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.