Organiser un festival de musique, étape par étape

Un festival de musique se construit d’abord autour de la date, du lieu et des contraintes administratives. Ensuite, il faut verrouiller les artistes, les contrats et les prestataires techniques avant de communiquer au public. La sonorisation, l’éclairage, l’électricité, la sécurité et les premiers secours doivent être coordonnés dans un même planning. Ce guide vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les détails souvent réglés trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Souscrire une assurance
4
Réserver des artistes
2 personnes
5
Confirmer les contrats des artistes
6
Réserver la société de sonorisation
7
Réserver une entreprise d’éclairage
8
Réserver la sécurité
9
Organiser les premiers secours
10
Réserver les toilettes
11
Réserver le catering
2 personnes
12
Réserver des places de parking
13
Établir le programme
2 personnes
14
Créer le nom du festival et son identité visuelle
2 personnes
15
Élaborer le plan de promotion
2 personnes
16
Publier la page de l’événement
17
Envoyer les invitations
2 personnes
18
Lancer la campagne sur les réseaux sociaux
2 personnes
19
Traiter les inscriptions
2 personnes
20
Recueillir les besoins alimentaires
21
Recruter des bénévoles
2 personnes
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Imprimer le déroulé
24
Envoyer les informations sur les artistes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Faire les courses
3 personnes
27
Vérifier le matériel
3 personnes
28
Baliser le lieu
3 personnes
29
Nettoyer le site
4 personnes
30
Monter la scène et les tentes
6 personnes
31
Installer le système de sonorisation
4 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
34
Installer des barrières de foule
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Aménager le bar et les points de distribution
4 personnes
37
Aménager les stands de restauration
4 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Animer les balances
3 personnes
44
Préparer la caisse et les bracelets
3 personnes
45
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Annoncer le programme
48
Servir les boissons
5 personnes
49
Servir les collations et les repas
6 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
53
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
54
Prendre soin des artistes en backstage
2 personnes
55
Accompagner les spectacles
2 personnes
56
Gérer l’éclairage
57
Vérifier le niveau sonore
58
Clore la dernière performance
2 personnes
59
Encadrer la sortie
4 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

62
Éteindre l’équipement
3 personnes
63
Rassembler les déchets
5 personnes
64
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
65
Ranger le site
6 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Démonter la scène et les tentes
6 personnes
68
Faire récupérer le matériel sonore
2 personnes
69
Faire venir le matériel d’éclairage
2 personnes
70
Faire récupérer les barrières et les toilettes
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Traiter les objets trouvés
74
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Sous-mains de barqté 4
Tables backstageqté 4
Bancs backstageqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 6
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Caissons de monitoringqté 4
Boîtiers DIqté 4
Instruments de musique
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Groupe électrogène
Caisses enregistreusesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Éclairage d’ambianceqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100

Cuisine

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Couverts de serviceqté 12
Grilles de refroidissementqté 6

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 20
Braceletsqté 500

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balayette et pelleqté 6
Balaiqté 6
Sets de serpillièreqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Chariot de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et le lieu, puis demandez les autorisations avant de confirmer la communication. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations nécessaires, selon le site et la commune.
Réservez les artistes, le son, l’éclairage, la sécurité, les toilettes et le catering avant de publier le programme. Demandez à chaque prestataire ses horaires d’installation, car le montage peut commencer plusieurs heures avant l’ouverture.
Faites un plan technique unique pour la scène : alimentation électrique, rallonges, multiprises, câbles protégés, retours et groupe électrogène si nécessaire. Une vérification sur place 7 jours avant l’événement évite les incompatibilités le jour du festival.
Organisez l’accueil du public et des artistes séparément. Prévoyez les besoins alimentaires des artistes au moins 10 jours à l’avance et transmettez-leur les horaires, l’accès backstage et les informations pratiques dans un même document.
Ne gardez pas les bénévoles pour la dernière semaine. Recrutez-les 3 à 4 semaines avant, répartissez les rôles par créneau et imprimez le déroulé afin que chacun sache qui contacter en cas de retard, de météo défavorable ou de problème technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, des autorisations et des prestataires techniques. Les demandes administratives, les contrats et la réservation du matériel doivent être lancés au moins 8 à 12 semaines avant la date.
Quand réserver les artistes pour un festival de musique ?: Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 3 à 6 mois à l’avance. Faites signer ou confirmer les contrats avant d’annoncer le programme, afin d’éviter une modification tardive.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?: Le nombre dépend de la jauge et des missions, mais prévoyez au minimum 1 bénévole par poste et par créneau, avec une réserve de 10 à 20 %. Finalisez la répartition 3 à 4 semaines avant et fournissez à chacun ses horaires.
Quand vérifier la météo pour un festival en plein air ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et 24 heures avant l’ouverture. Préparez à l’avance la décision concernant les tentes, les protections du matériel, les accès et l’éclairage si les conditions changent.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.