So organisierst du ein Musikfestival

Ein Musikfestival beginnt nicht mit dem Bühnenaufbau, sondern mit Datum, Ort, Genehmigungen und einem realistischen Budget. Danach folgen Künstlerverträge, Ton- und Lichttechnik, Sicherheit, Erste Hilfe, Toiletten und Catering. Erst wenn diese Grundlagen stehen, lohnen sich Programm, Festivalwebsite und Werbung. Plane außerdem genügend Zeit für Helfer, Strom, Backstage-Abläufe und die Wettervorhersage ein – dort entstehen am Veranstaltungstag die meisten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Versicherung abschließen
4
Künstler buchen
2 Personen
5
Künstlerverträge bestätigen
6
Tontechnik reservieren
7
Lichttechnik-Firma reservieren
8
Sicherheit buchen
9
Erste Hilfe organisieren
10
Toiletten reservieren
11
Catering reservieren
2 Personen
12
Parkplätze festlegen
13
Programm zusammenstellen
2 Personen
14
Festivalnamen und Corporate Design erstellen
2 Personen
15
Promotionsplan ausarbeiten
2 Personen
16
Eventseite veröffentlichen
17
Einladungen verschicken
2 Personen
18
Social-Media-Kampagne starten
2 Personen
19
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
20
Ernährungswünsche erfassen
21
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
22
Freiwillige einteilen
2 Personen
23
Drehbuch ausdrucken
24
Künstlerinformationen versenden
25
Wettervorhersage prüfen
26
Einkäufe erledigen
3 Personen
27
Materialien prüfen
3 Personen
28
Ort markieren
3 Personen
29
Gelände reinigen
4 Personen
30
Bühne und Zelte aufbauen
6 Personen
31
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
32
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
33
Stromversorgung anschließen
3 Personen
34
Publikumsabsperrungen aufstellen
4 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Bar und Ausgabestellen einrichten
4 Personen
37
Foodstände einrichten
4 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

42
Künstler empfangen
2 Personen
43
Soundcheck begleiten
3 Personen
44
Kasse und Armbänder bereitstellen
3 Personen
45
Publikumseingang öffnen
4 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Programm ankündigen
48
Getränke servieren
5 Personen
49
Snacks und Mahlzeiten servieren
6 Personen
50
Getränke nachfüllen
3 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
53
Publikumsbereich sauber halten
3 Personen
54
Künstler backstage betreuen
2 Personen
55
Auftritte betreuen
2 Personen
56
Beleuchtung bedienen
57
Lautstärke kontrollieren
58
Letzten Auftritt abschließen
2 Personen
59
Ausgang begleiten
4 Personen
60
Kasse abschließen
2 Personen
61
Artiesten verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Geräte ausschalten
3 Personen
63
Abfall sammeln
5 Personen
64
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
65
Gelände aufräumen
6 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Bühne und Zelte abbauen
6 Personen
68
Tontechnik abholen lassen
2 Personen
69
Lichttechnik abholen lassen
2 Personen
70
Zäune und Toiletten abholen lassen
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Fundsachen bearbeiten
74
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühne
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarunterlagenAnz. 4
BackstagetischeAnz. 4
BackstagebänkeAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 6
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MonitorboxenAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
Musikinstrumente
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
Stromaggregat
KassensystemeAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 3
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BaustrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100

Küche

KühlboxenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierbesteckAnz. 12
KühlrosteAnz. 6

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
ArmbänderAnz. 500

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
Handfeger und KehrblechAnz. 6
BesenAnz. 6
WischsetsAnz. 4
PutzeimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 6 bis 9 Monate vorher fest. Beantrage Genehmigungen und schließe die Versicherung frühzeitig ab, weil Rückfragen oder Auflagen mehrere Wochen dauern können.
Buche Künstler, Ton- und Lichttechnik nicht getrennt voneinander. Lass dir spätestens 8 Wochen vor dem Festival bestätigen, welche Mikrofone, Monitorboxen, DI-Boxen und Stromanschlüsse benötigt werden.
Plane den Besucherfluss vor der Werbung: Lege Parkplätze, Toiletten, Einlass, Bar, Catering und Erste-Hilfe-Punkte auf einem Lageplan fest. Prüfe, ob Kabelkanäle und Verlängerungskabel Wege sicher queren.
Teile Freiwillige in feste Schichten ein und verschicke Künstlerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Festival. Drucke das Ablaufskript zusätzlich aus, damit Änderungen nicht nur auf einem Handy stehen.
Prüfe die Wettervorhersage 72 und 24 Stunden vor Beginn. Halte Partyzelte, Taschenlampen, Baustrahler und einen Plan für Regen, Hitze oder einen Stromausfall bereit; teste das Stromaggregat vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?: Für ein kleines Musikfestival solltest du 6 bis 9 Monate vorher beginnen. Künstler, Genehmigungen, Versicherung und Technik benötigen oft mehrere Abstimmungsrunden.
Welche Genehmigungen braucht man für ein Musikfestival?: Das hängt von Ort, Größe, Lautstärke und Veranstaltungsform ab. Kläre die erforderlichen Genehmigungen idealerweise mindestens 12 Wochen vorher mit der zuständigen Behörde.
Wie viele Helfer braucht ein Musikfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein, etwa für Einlass, Bühne, Bar, Backstage, Technik und Erste Hilfe. Für jede Schicht brauchst du zusätzlich eine Reserve von etwa 10 bis 20 Prozent.
Wann sollte die Festivaltechnik aufgebaut und getestet werden?: Beginne den Aufbau der Bühne sowie der Ton- und Lichttechnik möglichst am Vortag. Der vollständige Soundcheck mit Mikrofonen, Instrumenten, Monitorboxen und Mischpult sollte mindestens 2 Stunden vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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