Muziekfestival organiseren: checklist en planning
Een muziekfestival organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum en locatie vast en regel daarna vergunning, artiesten, techniek, catering, toiletten, beveiliging en EHBO. Zodra het programma staat, verzamel je technische wensen en artiesteninformatie, deel je vrijwilligers in en werk je de terreinindeling uit. In de laatste week controleer je het weer, markeer je nooduitgangen en leg je draaiboek, contactlijst en polsbandjes klaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunning aanvragen
Artiesten boeken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
Beveiliging reserveren
EHBO regelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Terreinindeling tekenen
2 personen
Draaiboek printen
Contactlijst printen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Entreebord maken
Terrein controleren
2 personen
Nooduitgangen markeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Event
Terrein vrijmaken
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten instrueren
2 personen
Entree bemannen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Publiek welkom heten
2 personen
Optredens aankondigen
Bar bemannen
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksveiligheid controleren
2 personen
Artiesten voorzien van catering
Optredens afronden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Bar afsluiten
3 personen
Nazorg
Decoratie verwijderen
3 personen
Techniek afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 10
- Barkrukkenaantal 12
- Barblokkenaantal 3
- Partytentenaantal 4
- Podiumvloer
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 250
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerkommenaantal 18
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- Monitor-speakersaantal 2
- Muzieklaptop
- Reservekoptelefoonaantal 2
- XLR-kabelsaantal 12
- Jack-kabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtbalkenaantal 8
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 4
- Prikkabelsaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 10
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Koelkastenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksventersaantal 6
- Serveertangenaantal 10
- Maatbekersaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 8
- Afwasteilenaantal 8
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 12
- Ballonnenbogenaantal 3
- Tafelkledenaantal 16
- Podiumdoekenaantal 4
- Fotowand
- Pijlbordenaantal 10
- Programmapostersaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en artiesten. Controleer daarna meteen of techniek, catering, toiletten, beveiliging en EHBO beschikbaar zijn op dezelfde datum.
- Plan techniek niet alleen op basis van het podium: controleer per artiest de inputlijst, DI-boxen, microfoons, monitor-speakers, kabels en stroompunten. Leg ontbrekende technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf vast.
- Maak één terreinindeling waarop podium, barblokken, partytenten, toiletten, entree en nooduitgangen staan. Gebruik die tekening ook voor de briefing van vrijwilligers, beveiliging en leveranciers.
- Sorteer polsbandjes en print draaiboek en contactlijst uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg daarnaast entreebord, kabelmatten, stekkerdozen en verlengkabels klaar, zodat je opbouwdag niet hoeft te zoeken.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis dan waar partytenten, klaptafels, klapstoelen en kabels komen en wie verantwoordelijk is voor de laatste terreincontrole.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Vergunning, locatie en artiesten bepalen de rest van de planning; reserveer techniek, catering, toiletten, beveiliging en EHBO zodra de datum vaststaat.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een muziekfestival aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vastliggen, bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Controleer de lokale termijn, want zonder akkoord kun je het programma en de publiekscapaciteit niet definitief maken.
- Wanneer moet de techniek voor een muziekfestival geregeld zijn?
- Reserveer PA-speakers, subwoofers, mengtafel, microfoons, monitor-speakers en bekabeling ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Controleer de technische wensen van alle artiesten uiterlijk 4 weken voor het festival.
- Wat moet ik de laatste week voor een muziekfestival controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersindeling en terreinindeling. Print draaiboek en contactlijst uiterlijk 2 dagen vooraf, sorteer polsbandjes en controleer het weer 48 uur en 4 uur voor aanvang.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!