Checklist para organizar un festival de música sin olvidos

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, permisos, técnica, público y equipos en un mismo calendario. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y reservar el recinto hasta revisar las salidas de emergencia el día del evento. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde: necesidades técnicas de cada artista, preferencias dietéticas, pulseras, contactos y previsión meteorológica. Usa el plan como guía de trabajo y asigna cada tarea a una persona concreta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Solicitar permiso
Contratar artistas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar los aseos
Reservar seguridad
Organizar primeros auxilios
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Recopilar información de los artistas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Dibujar la distribución del recinto
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Clasificar las pulseras
2 personas
Crear el cartel de entrada
Inspeccionar el recinto
2 personas
Señalizar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Enviar briefing a los artistas

Evento

Despejar el recinto
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Dar instrucciones a los artistas
2 personas
Atender la entrada
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Dar la bienvenida al público
2 personas
Anunciar las actuaciones
Atender el bar
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la seguridad del público
2 personas
Proveer catering a los artistas
Cerrar las actuaciones
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Cerrar el bar
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo técnico
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 10
Taburetes de barcant. 12
Cubos de barcant. 3
Carpas de fiestacant. 4
Suelo del escenario
Percheros para camerinoscant. 4
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cuencos de serviciocant. 18
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Monitores de escenariocant. 2
Portátil de música
Auriculares de repuestocant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 8
Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Vendedores de comidacant. 6
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 4
Cubiterascant. 8
Cubetas para lavarcant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Arcos de globoscant. 3
Mantelescant. 16
Telones de escenariocant. 4
Photowall
Carteles direccionalescant. 10
Pósteres del programacant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los permisos antes de contratar artistas: deja un margen de al menos 8 semanas para resolver requisitos administrativos y confirmar horarios de montaje.
Pide a cada artista su información técnica con una fecha límite concreta, idealmente 4 semanas antes. Confirma entradas, monitores, micrófonos, cajas DI, cableado y necesidades de camerino.
Dibuja la distribución del recinto antes de pedir mobiliario y señalización. Comprueba que las carpas, mesas, aseos, catering y salidas de emergencia no bloqueen los recorridos del público.
Asigna voluntarios por turnos de 4 a 6 horas y entrega a cada uno el plan de trabajo y la lista de contactos impresos. No dependas solo de un archivo en el móvil durante el montaje.
Haz una inspección final entre 24 y 48 horas antes: revisa el pronóstico, las salidas señalizadas, el escenario, los cables protegidos, los primeros auxilios y la clasificación de las pulseras.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza al menos 6 meses antes si habrá varios artistas, permisos y proveedores. Reserva el recinto y solicita los permisos al principio; deja las confirmaciones técnicas y la distribución para las últimas 4 semanas.
¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación para un festival?: Reserva la técnica entre 8 y 12 semanas antes, especialmente si el festival tiene varios escenarios o una fecha muy solicitada. Confirma el listado técnico de cada artista como máximo 4 semanas antes del evento.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?: Calcula como mínimo una persona responsable por cada área: acceso, artistas, público, catering, montaje y coordinación. Para turnos de 4 a 6 horas, añade relevos y entrega el plan de trabajo y los contactos a cada equipo.
¿Cuándo se revisa el recinto antes de un festival?: Haz una primera inspección al terminar la distribución y una revisión final entre 24 y 48 horas antes. En la última comprobación deben estar listas las salidas de emergencia, los aseos, los primeros auxilios, la señalización y la protección de los cables.

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