Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique demande de coordonner les artistes, le lieu, la technique, l’accueil du public et la sécurité. Cette checklist de 80 tâches et 57 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du site au contrôle final. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : autorisations, besoins alimentaires, bracelets, sorties de secours et informations techniques des artistes. Utilise-la pour répartir le travail et garder une vue claire jusqu’au jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Demander une autorisation
Réserver des artistes
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver les toilettes
Réserver la sécurité
Organiser les premiers secours
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Dessiner le plan du site
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des contacts
Trier les bracelets
2 personnes
Réaliser le panneau d'entrée
Contrôler le site
2 personnes
Baliser les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes

Événement

Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Briefer les artistes
2 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Annoncer les spectacles
Tenir le bar
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier la sécurité du public
2 personnes
Fournir la restauration aux artistes
Finaliser les prestations
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la technique
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler le mobilier
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabourets de barqté 12
Blocs de barqté 3
Tentes de réceptionqté 4
Plancher de scène
Portants de logeqté 4
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Saladiers de serviceqté 18
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Ordinateur portable de musique
Casque de secoursqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Vendeurs de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 4
Bacs à glaçonsqté 8
Bacs à vaisselleqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 16
Tentures de scèneqté 4
Mur photo
Panneaux indicateursqté 10
Affiches du programmeqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date et le lieu, puis vérifie rapidement les autorisations nécessaires : certaines démarches doivent être déposées plusieurs semaines avant l’événement. Ne réserve pas les artistes ou la technique avant d’avoir confirmé les contraintes du site.
Demande à chaque artiste sa fiche technique et ses besoins au moins 3 à 4 semaines avant le festival. Cela permet de prévoir les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et prises électriques sans improvisation le jour J.
Prépare le plan du site avec les scènes, tentes, bars, toilettes, accueil et sorties de secours. Vérifie ensuite que les passe-câbles, rallonges et multiprises correspondent réellement aux distances et aux points d’alimentation.
Ne limite pas l’organisation des bénévoles à l’accueil : prévois aussi des personnes pour les bracelets, les loges, l’orientation du public et les changements de plateau. Distribue les rôles et les horaires au plus tard une semaine avant le festival.
Fais un contrôle du site la veille ou le matin même, après consultation des prévisions météo. Vérifie notamment le balisage des sorties, le plancher de scène, les tentes, les câbles au sol et la présence de la liste des contacts imprimée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois au minimum 3 à 6 mois pour un festival local, surtout si une autorisation, plusieurs artistes et de la technique sont nécessaires. Commence par la date, le lieu et les démarches administratives, puis réserve les prestataires.
Quand réserver les artistes et la technique pour un festival ?: Réserve les artistes et la technique idéalement 3 à 4 mois avant le festival. Demande les fiches techniques des artistes au plus tard 4 semaines avant afin de vérifier le matériel, les branchements et les besoins de scène.
Combien de temps avant envoyer les invitations à un festival ?: Envoie les invitations 4 à 8 semaines avant l’événement, puis fixe une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Que vérifier la veille d’un festival de musique ?: Contrôle le site, les sorties de secours, le balisage, les tentes, la scène, les câbles et les prévisions météo. Imprime aussi le déroulé et la liste des contacts, puis trie les bracelets et prépare le panneau d’entrée avant l’arrivée du public.

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