Muziekfestival organiseren: checklist en planning

Een muziekfestival organiseren vraagt meer dan artiesten boeken en een podium plaatsen. Je regelt vergunningen, techniek, catering, toiletten, beveiliging en EHBO ruim voordat de eerste bezoeker arriveert. Daarna volgen het programma, de plattegrond, publiekscommunicatie en de opbouw van het terrein. Deze checklist bundelt 86 taken en 72 spullen in een vaste volgorde, zodat je minder snel een levering, kabelgoot of artiestenbehoefte over het hoofd ziet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning aanvragen
Locatie vastleggen
Artiesten boeken
2 personen
Techniek reserveren
Catering reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Beveiliging reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Evenementpagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond publiceren
Weersvoorspelling controleren
Boodschappen bestellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Festivalterrein maaien
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Stroomverdeling aansluiten
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toegangsroute markeren
2 personen
Nooduitgangen markeren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koelkasten vullen
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden klaarzetten
2 personen
Artiestenontvangst inrichten
2 personen
Crewbadges uitdelen
Crewinstructies uitdelen
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Toegangspoorten openen
4 personen
Bezoekers controleren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
Bar bemannen
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Glazen en servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-post bemannen
2 personen
Publieksinformatie geven
2 personen
Terreinverlichting inschakelen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Uitgang begeleiden
4 personen
Muziek uitschakelen
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Bar afsluiten
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur veiligstellen
4 personen
Terrein opruimen
6 personen
Afval sorteren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Podium afbreken
6 personen
Kabels oprollen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 20
Barkrukkenaantal 12
Barbaliesaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 250
Podiumelementenaantal 12
Artiestenbankstellenaantal 2
Statafelsaantal 10
Partytentenaantal 6
Terrasparasolsaantal 6

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummicrofoonsaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 4
Koptelefoonsaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Stroomhaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 16
Kabelgotenaantal 20
Kassatabletsaantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 8
Bouwlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Ballonnenbogenaantal 3
Podiumachterdoekenaantal 2
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Polsbandjesaantal 400
Crewbadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 150
Vorkenaantal 300
Messenaantal 200
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Voedselbakkenaantal 20
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 6
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Oordoppenaantal 400
Zakjes voor gevonden voorwerpenaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, vergunning en veiligheidsvoorzieningen vroeg vast. Reserveer toiletvoorzieningen, beveiliging en EHBO voordat je uitnodigingen verstuurt; deze onderdelen bepalen mede hoeveel publiek je verantwoord kunt ontvangen.
Boek techniek pas nadat de podiumindeling en het programma zijn uitgewerkt. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, monitorboxen en aansluitingen, zodat de mengtafel en audiokabels daarop aansluiten.
Plan de opbouw in afzonderlijke levermomenten. Laat eerst podiumelementen, stroomhaspels en kabelgoten controleren, daarna de geluids- en lichtinstallatie plaatsen; zo blijven kabels niet onder bouwmateriaal verborgen.
Verzamel dieetwensen en artiesteninformatie uiterlijk vóór je boodschappen bestelt. Catering heeft dan tijd om porties en alternatieven te plannen, terwijl de backstagevoorzieningen en artiestenbankstellen passend kunnen worden klaargezet.
Maak één publieksversie en één werkversie van de plattegrond. Zet op de publieksversie onder meer ingang, bar, toiletten en vluchtwegen; voeg in het draaiboek ook leverroutes, stroompunten en tijden voor soundcheck en opbouw toe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met de locatie, vergunning en artiesten. Reserveer techniek, catering, toiletten, beveiliging en EHBO zodra de datum en verwachte bezoekersaantallen vaststaan.
Wanneer moet ik een vergunning voor een muziekfestival aanvragen?: Dien de aanvraag in volgens de termijn van je gemeente en houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan. Controleer direct of aanvullende plannen nodig zijn voor geluid, veiligheid, verkeer of tijdelijke bouwwerken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een muziekfestival?: Plan minimaal 1 volledige opbouwdag voor een kleinschalig festival en 2 tot 3 dagen wanneer podium, licht, geluid, tenten en meerdere leveringen samenkomen. Reserveer daarnaast tijd voor testen en een volledige soundcheck.
Wanneer controleer ik de weersvoorspelling voor een muziekfestival?: Controleer het weer dagelijks vanaf 7 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van het festival. Leg uiterlijk 48 uur vooraf vast wanneer partytenten, terrasparasols, bouwlampen of extra bescherming nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.