Checklist pour organiser un festival de musique

Un festival de musique demande de coordonner les artistes, le lieu, la technique, le public et les équipes sans laisser les détails se télescoper. Cette checklist de 86 tâches et 72 éléments vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’autorisation initiale au démontage. Prévoyez notamment la scène, la sonorisation, l’éclairage, les sanitaires, la sécurité et les secours. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, la météo, les besoins alimentaires et les horaires de montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
Réserver le lieu
Réserver des artistes
2 personnes
Réserver la technique
Réserver le catering
Réserver les sanitaires
Réserver la sécurité
Assurer la présence des secours
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Publier la page de l’événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Imprimer le déroulé
Publier le plan du site
Vérifier les prévisions météo
Commander les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Tondre le terrain du festival
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder la distribution électrique
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Balisage de l’accès
2 personnes
Baliser les sorties de secours
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les repas spéciaux
2 personnes
Aménager l’accueil des artistes
2 personnes
Distribuer les badges du staff
Distribuer les consignes aux bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Ouvrir les portes d'accès
4 personnes
Contrôler les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Encadrer la première prestation
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Accompagner les changements d’artistes
2 personnes
Tenir le bar
5 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
Donner des informations au public
2 personnes
Allumer l’éclairage du site
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Encadrer la sortie
4 personnes
Couper la musique
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Fermer le bar
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Sécuriser le matériel
4 personnes
Ranger le site
6 personnes
Trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Enrouler les câbles
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 20
Tabourets de barqté 12
Comptoirs de barqté 4
Portantsqté 4
Cintresqté 250
Éléments de scèneqté 12
Canapés pour artistesqté 2
Tables hautesqté 10
Tentes de réceptionqté 6
Parasols de terrasseqté 6

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de scèneqté 6
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Casques audioqté 4
Câbles audioqté 20
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Goulottes de câblesqté 20
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Arches de ballonsqté 3
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Braceletsqté 400
Badges de l’équipeqté 60
Porte-badgesqté 60

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 150
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 6
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Bouchons d'oreillesqté 400
Sacs pour objets trouvésqté 50

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations, le lieu et les principaux prestataires : scène, technique, catering, sanitaires, sécurité et secours. Ces réservations conditionnent le plan du site et le budget, et sont plus difficiles à remplacer tardivement.
Fixez le programme avant de publier la page de l’événement. Demandez ensuite à chaque artiste ses informations pratiques et prévoyez une version imprimée du déroulé pour les équipes sur place.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander les courses. Faites un dernier point chiffré avec le catering plutôt que de vous baser uniquement sur le nombre de personnes invitées.
Vérifiez le matériel avant le montage : haut-parleurs, subs, micros, câbles, boîtiers DI, multiprises et enrouleurs électriques. Une vérification à J-2 laisse encore du temps pour remplacer un élément manquant.
Le jour du montage, installez d’abord la scène et les alimentations, puis la sonorisation et l’éclairage. Gardez le plan du site, les lampes de poche et les contacts des prestataires dans un point d’accueil facilement accessible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de musique ?: Commencez au moins 6 mois avant la date prévue pour avoir le temps de demander l’autorisation, réserver le lieu et confirmer les artistes. Les prestataires techniques, la sécurité et les sanitaires doivent idéalement être réservés dès les premières semaines.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de musique ?: La veille, contrôlez les prévisions météo, les livraisons, le matériel et la présence des équipes. Vérifiez aussi que le programme imprimé, le plan du site, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence sont disponibles sur place.
Combien de temps faut-il pour monter la scène et la technique ?: Prévoyez au minimum une journée complète pour monter la scène, installer la sonorisation et mettre en place l’éclairage sur un petit festival. Ajoutez une demi-journée si le site est étendu ou si plusieurs scènes doivent être testées.
Comment préparer l’accueil du public pour un festival de musique ?: Publiez le plan du site avant l’événement et prévoyez un point d’accueil clairement identifié. Placez les sanitaires, le catering, les bars, les sorties et les secours sur le plan, puis briefez les équipes au moins 2 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.