Musikfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikfestival braucht lange vor dem ersten Soundcheck einen festen Ablauf. Kläre zuerst Genehmigung, Gelände, Künstler und zentrale Dienstleister; danach folgen Programm, Technik, Sicherheit und die Gästeinformationen. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob Lieferungen, Aufbau und Wetterplan funktionieren. Diese Checkliste umfasst 86 Aufgaben und 72 benötigte Dinge – von PA-Lautsprechern und Mikrofonen bis zu Sitzmöbeln, Zelten und Beleuchtung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Genehmigung beantragen
Location festlegen
Künstler buchen
2 Personen
Technik reservieren
Catering reservieren
Toiletteneinrichtungen reservieren
Sicherheit buchen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Eventseite veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
Drehbuch ausdrucken
Lageplan veröffentlichen
Wettervorhersage prüfen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Festivalgelände mähen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromverteilung anschließen
3 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Zufahrtsweg markieren
2 Personen
Notausgänge markieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kühlschränke befüllen
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten bereitstellen
2 Personen
Künstlerempfang einrichten
2 Personen
Crew-Badges ausgeben
Crew-Anweisungen ausgeben
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichttest durchführen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Eingangstore öffnen
4 Personen
Besucher kontrollieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Künstlerwechsel begleiten
2 Personen
Bar bedienen
5 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Gläser und Geschirr abholen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Geländebeleuchtung einschalten
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Ausgang begleiten
4 Personen
Musik ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Bar schließen
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Ausrüstung sichern
4 Personen
Gelände aufräumen
6 Personen
Abfall trennen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar reinigen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Bühne abbauen
6 Personen
Kabel aufrollen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BiertischeAnz. 20
BarhockerAnz. 12
BarthekenAnz. 4
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 250
PodestelementeAnz. 12
Künstler-SofasAnz. 2
StehtischeAnz. 10
PartyzelteAnz. 6
TerrassenschirmeAnz. 6

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemikrofoneAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
KabeltrommelnAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 16
KabelkanäleAnz. 20
KassentabletsAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BallonbögenAnz. 3
BühnenhintergründeAnz. 2
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
ArmbänderAnz. 400
Crew-BadgesAnz. 60
BadgehalterAnz. 60

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 150
GabelnAnz. 300
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100

Küche

KühlschränkeAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
LebensmittelboxenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 6
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 30
OhrstöpselAnz. 400
Beutel für FundsachenAnz. 50

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung frühzeitig und lege das Festivalgelände erst danach endgültig fest. Plane mindestens 8 bis 12 Wochen für Rückfragen, Auflagen und Änderungen ein.
Buche Künstler, Technik, Catering, Toiletten und Sicherheitsdienst in derselben frühen Planungsphase. Für ein Festival mit mehreren Acts solltest du die Bühnenaufteilung und den Ablauf spätestens 4 Wochen vorher fixieren.
Veröffentliche Lageplan und Programm nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle die Informationen mindestens 7 Tage vorher online und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche bis zu einem klaren Stichtag.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, PA-Anlage, Licht und Kabelwege müssen vor dem Soundcheck stehen. Reserviere dafür mindestens einen vollständigen Aufbautag und prüfe jede Lieferung bei der Annahme.
Kontrolliere am Vortag Wetter, Gelände und Materialien. Bei Außenflächen gehören Partyzelte, Terrassenschirme, Baustrahler und Taschenlampen in den Notfallplan; außerdem sollten Ersthelfer und Ansprechpartner schriftlich feststehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Musikfestival organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher, bei größeren Festivals noch früher. Genehmigungen, Künstler, Technik, Toiletten und Sicherheitsdienst sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angefragt oder gebucht sein.
Was brauche ich für die Technik bei einem Musikfestival?: Plane neben PA-Lautsprechern und Subwoofern auch Mischpult, Bühnen- und Funkmikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen, Kopfhörer und passende Audiokabel ein. Kabeltrommeln, Steckdosenleisten und Kabelkanäle müssen für jeden Bühnen- und Publikumsbereich mitgerechnet werden.
Wann sollte der Aufbau eines Musikfestivals beginnen?: Plane mindestens einen vollständigen Aufbautag vor dem Einlass ein. Bühne, Podeste, Beschallung, Licht und Kabelwege sollten danach noch mehrere Stunden für Prüfung, Soundcheck und Korrekturen lassen.
Wie viel Zeit braucht die Sicherheits- und Notfallplanung?: Lege Sicherheitsdienst, Ersthelfer-Besetzung, Fluchtwege und Ansprechpartner spätestens 4 Wochen vorher fest. Veröffentliche den Lageplan mindestens 7 Tage vor dem Festival und prüfe ihn am Veranstaltungstag erneut.

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