Checklist para organizar un festival de música sin olvidar nada

Organizar un festival de música exige coordinar permisos, artistas, técnica, seguridad, catering y montaje en un orden claro. Esta checklist reúne 86 tareas y 72 materiales para pasar de la planificación a la apertura del recinto. Empieza por la ubicación y las contrataciones, cierra después el programa y la comunicación, y reserva tiempo suficiente para recibir entregas y probar sonido e iluminación. También encontrarás los puntos que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, la información técnica de los artistas y el plano publicado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso
Fijar la ubicación
Contratar artistas
2 personas
Reservar técnica
Reservar el catering
Reservar instalaciones de aseo
Reservar seguridad
Asignar personal de primeros auxilios
Definir la distribución del escenario
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Imprimir el plan de trabajo
Publicar el plano
Comprobar el pronóstico del tiempo
Pedir la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cortar el recinto del festival
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar el escenario
6 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
Señalizar las salidas de emergencia
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Llenar los refrigeradores
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar comidas especiales
2 personas
Montar la recepción de artistas
2 personas
Repartir acreditaciones del equipo
Distribuir instrucciones al equipo
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Abrir puertas de acceso
4 personas
Controlar a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Acompañar la primera actuación
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Coordinar los cambios de artistas
2 personas
Atender el bar
5 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger vasos y vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Atender el puesto de primeros auxilios
2 personas
Dar información al público
2 personas
Encender la iluminación del recinto
Coordinar la última actuación
3 personas
Guiar la salida
4 personas
Apagar la música
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Cerrar el bar
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Asegurar el equipo
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Clasificar residuos
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
3 personas
Limpiar la zona de catering
3 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Enrollar cables
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 20
Taburetes de barcant. 12
Mostradores de barcant. 4
Percheroscant. 4
Perchascant. 250
Elementos del escenariocant. 12
Sofás para artistascant. 2
Mesas altascant. 10
Carpas de fiestacant. 6
Sombrillas de terrazacant. 6

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos de escenariocant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 4
Auricularescant. 4
Cables de audiocant. 20
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Canaletas para cablescant. 20
Tablets de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 3
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 6
Linternascant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Arcos de globoscant. 3
Telones de fondo del escenariocant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 20
Pulserascant. 400
Credenciales del equipocant. 60
Portabadgescant. 60

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platoscant. 250
Cuencoscant. 150
Tenedorescant. 300
Cuchilloscant. 200
Cucharascant. 150
Tazas de cafécant. 100

Cocina

Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12
Bandejas de comidacant. 20
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 6
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 6
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 30
Tapones para los oídoscant. 400
Bolsas para objetos perdidoscant. 50

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso y fija la ubicación antes de contratar artistas o proveedores: sin esos datos no podrás confirmar aforo, distribución ni necesidades técnicas.
Pide a cada artista su información técnica y horarios con varias semanas de margen. Agrupa después esos datos en el programa y en la distribución del escenario para evitar cambios durante el montaje.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido. Revisar esa información el día anterior suele ser demasiado tarde para modificar cantidades.
Prepara e imprime el plan de trabajo antes del montaje e incluye quién recibe cada entrega. Reserva una persona responsable de comprobar materiales, cableado, iluminación y elementos del escenario cuando lleguen al recinto.
Comprueba el pronóstico del tiempo entre 48 y 24 horas antes y revisa las soluciones cubiertas, como carpas y sombrillas. El día del festival, corta y señaliza el recinto antes de montar escenario, sonido e iluminación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza la planificación al menos 6 meses antes si habrá varios artistas, permisos y proveedores. Deja cerrados artistas, ubicación, técnica, seguridad y aseos antes de publicar la página del evento.
¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación para un festival?: Resérvalos entre 8 y 12 semanas antes, cuando ya conozcas el escenario y las necesidades de los artistas. La comprobación final de altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables y focos debe hacerse durante el montaje, antes de abrir el recinto.
¿Cuándo se debe cerrar el catering de un festival de música?: Cierra el proveedor y el pedido al menos 2 semanas antes, cuando tengas una previsión fiable de inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes para que el proveedor pueda ajustar cantidades y opciones.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un festival?: Revisa el pronóstico, las entregas pendientes, los materiales, el plan de trabajo, el plano publicado y la información de los artistas. Confirma también los equipos de primeros auxilios, seguridad, aseos y el personal asignado antes de iniciar el montaje.

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