Muziekavond organiseren: checklist en planning
Een muziekavond staat of valt met twee planningen: de voorbereiding van programma en techniek, en de opbouw op locatie. Regel artiesten, locatie en apparatuur eerst; pas daarna leg je de zaalindeling, catering en aankleding vast. Verzamel dieetwensen en technische wensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je niet vlak voor aanvang hoeft bij te sturen. Op de dag zelf draait alles om een tijdige geluidscheck, geteste muziekbestanden en een duidelijke volgorde van opbouwen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
Reservering locatie bevestigen
Apparatuur reserveren
Technische wensen verzamelen
2 personen
Indeling zaal uitwerken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffet inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Garderobe klaarzetten
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Muziekbestanden testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Entree klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Programma aankondigen
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekopjesaantal 60
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Muzieklaptop
- Laptopstandaard
- Instrumentkabelsaantal 6
- DI-boxenaantal 2
- Koptelefoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 8
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumdoekenaantal 2
- Ballonnenaantal 100
- Plakbandrollenaantal 4
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Serveertangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Tips
- Plan de geluidscheck minimaal 2 uur vóór de eerste bezoekers komen. Test elke microfoon, instrumentkabel, DI-box en het afspelen vanaf de muzieklaptop afzonderlijk.
- Reserveer naast luidsprekers en een mengpaneel ook voldoende verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten. Leg kabels vóór het plaatsen van stoelen vast, zodat niemand erover struikelt.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht uiterlijk 3 dagen vóór de muziekavond. Gebruik dat aantal voor hapjes, borden, bekers en glazen.
- Maak de zaalindeling vóór de opbouw: bepaal waar podiumdoeken, lichtstatieven, buffettafels en garderoberekken komen. Houd looproutes vrij tussen ingang, buffet en zitplaatsen.
- Druk het draaiboek vóór de dag zelf af en leg één exemplaar bij de techniek en één bij de entree. Noteer daarin wie de locatie opent, wie artiesten ontvangt en wie de laatste controle uitvoert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, artiesten en uitnodigingen. Plan de technische wensen en zaalindeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de laatste aantallen 3 dagen voor de avond.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een muziekavond op te bouwen?
- Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, decoratie, licht en geluidsapparatuur. Reserveer daarna nog 1 tot 2 uur voor aansluiten, testen en de geluidscheck.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een muziekavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes kun je 4 tot 6 stuks per persoon per uur aanhouden; pas dit aan op de duur en het buffet.
- Wanneer moet ik de muziekbestanden en technische wensen controleren?
- Verzamel technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf en vraag muziekbestanden uiterlijk 3 dagen vooraf aan. Test alle bestanden nogmaals tijdens de geluidscheck, inclusief laptop, mengpaneel en koptelefoon.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!