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Musikabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikabend steht und fällt mit zwei Dingen: einem klaren Ablauf und Technik, die vor dem ersten Gast funktioniert. Plane zuerst Programm, Künstler, Location und Rückmeldungen, danach Raum, Verpflegung und Ausstattung. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Aufbau, Licht, Ton und Soundcheck. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit Kabel, Mikrofone und Ernährungswünsche nicht erst kurz vor Beginn auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Künstler bestätigen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Ausrüstung reservieren

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Garderobe vorbereiten

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Musikdateien testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Eingang vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Musikauftritte betreuen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wegräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • WeingläserAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeetassenAnz. 60

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Musiklaptop
  • Laptopständer
  • InstrumentenkabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 2
  • Kopfhörer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BühnentücherAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • KlebebandrollenAnz. 4

Catering

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

  • Lege das Musikprogramm früh fest und bestätige die Künstler, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Beginn, Dauer und technische Anforderungen verbindlich kommunizieren.
  • Sammle Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung. Plane Snacks und Buffet erst danach und kaufe Getränke so ein, dass sie vor dem Einlass vollständig gekühlt werden können.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst den Saal, stelle dann Tische und Stühle auf und richte Buffet, Garderobe und Dekoration ein.
  • Baue Ton- und Lichttechnik nicht erst kurz vor dem Einlass auf. Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Lichtstative sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn angeschlossen und geprüft sein.
  • Teste beim Soundcheck jedes Mikrofon, alle Musikdateien und die Anschlüsse der Instrumente einzeln. Lege Drehbuch und Ablauf ausgedruckt bereit, damit auch bei einem Laptop- oder Verbindungsproblem weitergearbeitet werden kann.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Musikabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Programm und Einladungen. Die technische Ausstattung und die Anforderungen der Künstler sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Location für einen Musikabend geöffnet werden?
Plane mindestens 3 Stunden Aufbauzeit ein. Für Ton- und Lichttechnik sowie den Soundcheck sollten zusätzlich mindestens 60 Minuten ohne Gäste verfügbar sein.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Musikabend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Halte alkoholfreie Getränke zusätzlich bereit und kühle sie vor dem Einlass vollständig.
Wann sollte ich den Soundcheck beim Musikabend machen?
Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein. Teste jedes Mikrofon, die Musikdateien, Instrumentenkabel und die Lautstärke aus dem Bereich, in dem später das Publikum sitzt.

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