Checklist para una noche de música bien organizada
Una noche de música combina artistas, público, comida y bastante equipo técnico. Para que el montaje no se convierta en una carrera, conviene cerrar primero las confirmaciones y dejar la sala preparada antes de que llegue nadie. Esta checklist reúne 46 tareas y 46 elementos, desde las invitaciones y las preferencias dietéticas hasta la prueba de sonido, la iluminación y el buffet. Úsala como guía de organización y sigue el orden del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar el programa musical
2 personas
Confirmar a los artistas
Confirmar la reserva del recinto
Reservar equipo
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el guardarropa
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Probar los archivos de música
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar la entrada
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actuaciones musicales
2 personas
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
Devolver el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
- Mesas de buffetcant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Tazas de cafécant. 60
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Portátil de música
- Soporte para portátil
- Cables de instrumentoscant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Auriculares
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Telones de escenariocant. 2
- Globoscant. 100
- Rollos de cinta adhesivacant. 4
Catering
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 2
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Fregaderoscant. 3
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra: así puedes calcular las raciones y evitar preparar comida que no corresponda a nadie.
- Confirma a los artistas, el recinto y el equipo con varios días de margen. Pide también las necesidades técnicas por escrito para saber cuántos micrófonos, cables y conexiones harán falta.
- Llega con tiempo para abrir la ubicación, comprobar la sala y montar mesas, sillas, buffet y guardarropa antes de ocuparte del sonido. Deja al menos 90 minutos para el montaje general.
- Haz la prueba de sonido cuando los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos y la iluminación estén ya colocados. Prueba cada archivo de música en el portátil que se utilizará durante el evento.
- Enfría las bebidas antes de abrir las puertas y prepara los aperitivos antes de comenzar la música. Como referencia, calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua aparte.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una noche de música?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder ajustar la compra, el buffet y la distribución de la sala.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una noche de música?
- Reserva al menos 90 minutos para montar mesas, sillas, buffet, guardarropa, decoración, sonido e iluminación. Añade otros 30 minutos para la prueba de sonido y los archivos de música.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en una noche de música?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora adicional. Enfríalas antes de abrir el recinto y ofrece agua durante toda la noche.
- ¿Cuándo hacer la prueba de sonido?
- Hazla después de colocar altavoces, micrófonos, mesa de mezclas e iluminación, y como mínimo 30 minutos antes de que llegue el público. Comprueba también cada archivo de música que se vaya a reproducir.
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