Muziekavond organiseren: checklist en planning

Een muziekavond staat of valt met drie lijnen die tegelijk lopen: programma, techniek en ontvangst. Reserveer eerst de locatie en muzikanten, controleer daarna vergunningen en leg het budget vast. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en de bezoekerslijst, terwijl geluids- en lichtapparatuur apart bevestigd worden. Op de dag zelf werk je vanuit een draaiboek: ruimte controleren, techniek testen, tafels en stoelen plaatsen en vrijwilligers instrueren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muzikanten vastleggen
Vergunningen controleren
Budget vaststellen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Geluidsapparatuur reserveren
Lichtapparatuur reserveren
Muzikanten informeren
Plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Polsbandjes klaarleggen
Draaiboek afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Podiumvlak markeren
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Pauzeaankondiging doen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Afscheid aankondigen
Achtergrondmuziek afspelen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Bar afsluiten
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Leveranciers betalen
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerrekaantal 2
Kledinghangersaantal 30

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Microfoonkabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Muziekstandaardenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Loper voor entree
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelnummertjesaantal 10
Plakbandaantal 4
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg muzikanten, geluidsapparatuur en lichtapparatuur niet pas in de laatste week vast. Plan uiterlijk 2 weken vooraf een bevestiging van tijden, opbouw, benodigdheden en contactpersonen.
Maak het programma met concrete tijdsblokken voor ontvangst, soundcheck, optredens en pauzes. Deel de definitieve versie uiterlijk 3 dagen vooraf met muzikanten, vrijwilligers en catering.
Plan voor techniek een aparte controle naast de ruimte-inrichting. Test speakers, subwoofers, microfoons, kabels, DI-boxen en stroomaansluitingen vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters minstens 3 werkdagen vooraf door aan de catering. Houd de bezoekerslijst daarna dagelijks bij tot de dag van het event.
Zet op de opbouwdag een vaste volgorde aan: locatie openen, ruimte controleren, tafels en stoelen plaatsen, licht aansluiten en daarna geluid testen. Leg polsbandjes, draaiboeken en verlichting vóór de deuren opengaan klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een muziekavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, muzikanten en budget. Rond vergunningen en technische reserveringen uiterlijk 3 weken vooraf af, zodat er nog tijd is voor aanpassingen.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur voor een muziekavond regelen?: Reserveer speakers, mengpaneel, microfoons, statieven en kabels minimaal 3 weken vooraf. Plan de technische controle op de opbouwdag en test alles voordat het publiek binnenkomt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een muziekavond?: Reken minimaal 3 uur voor meubels, verlichting en techniek, plus extra tijd voor de soundcheck. Open de locatie volgens het draaiboek en houd minstens 30 minuten buffer vóór de ontvangst.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen doorgeven?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef aantallen en bijzonderheden uiterlijk 3 werkdagen vooraf door. Controleer op de dag zelf of de catering duidelijk gelabeld en compleet is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.